Autor: Fernando Lucena
Normalmente quando perguntamos aos participantes sobre os nossos seminários e pedimos a opinião deles sobre as reuniões que habitualmente participam, palavras como perda de tempo, chatas, irritantes, monótonas etc., são apontadas.
Para o mesmo grupo, perguntamos também sobre a importância desta ferramenta de gestão e a opinião em geral é: fundamental para o bom andamento.
Esse é o problema: reuniões são fundamentais, mas por serem muitas veze mal utilizadas, são odiadas.
Uma reunião só é boa quando é produtiva. Aliás, é exatamente isso que incomoda a quem realiza ou participa, a sensação de inutilidade.
Podemos olhar uma reunião por dois lados: de quem realiza e de quem participa. Nos nossos seminários, falamos sobre o lado de quem realiza, e nesse texto quero abordar o lado do participante, suas responsabilidades e contribuições.
Para começar, a palavra de ordem é disciplina. Disciplina no horário de início (não chegar atrasado). Disciplina durante o andamento da reunião (colaborar e não atrapalhar). Disciplina no pós-reunião (executar o combinado).
Preparação também é uma ótima premissa. Procure saber qual será o tema central da reunião e leve suas dúvidas, colocações, colaborações e, nos momentos devidos, manifeste-se.
Como a própria palavra diz: RE-UNIÃO é unir novamente. Portanto, posturas que só podem atrapalhar seu andamento, tais como intervenções descabidas (piadas, assuntos fora do contexto, reclamações infundadas, críticas sem soluções alternativas, ataques pessoais aos membros do grupo etc.), só contrariam o propósito básico de uma reunião.
Mesmo reuniões para tratar de assuntos desagradáveis, podem, ao final, deixar a sensação de que se evoluiu no assunto e/ou se chegou a uma solução (a melhor possível).
União é a palavra-chave. Mesmo quando reclamamos, podemos rodear nossas reclamações e/ou críticas com nossa clara intenção de agregar, colaborar e fazer com que seja possível a melhora.
Reuniões não foram criadas para discutir sobre o futuro das empresas e de suas equipes. Ficar falando de passado só consome seu tempo útil. É como ficar “enxugando gelo”. Perde-se muito tempo falando do problema e pouco se investe na solução.
Não se trata de um encontro de amigos, porém, o bom senso deve sempre reger a sua atitude. Nada melhor, então, do que se integrar no clima.
Participar com ideias e em debates é muito bem-vindo, porém, não há mal nenhum em ser um (bom) espectador. Se não tiver algo relevante para ser dito, o melhor é escutar e não ficar querendo “marcar presença” com colocações que não procedem.
Para se argumentar em uma reunião, é necessário ter fatos e dados em mãos. As pessoas não querem sua opinião e sim seu depoimento em como corrigir ou melhorar o que se está tratando.
Outro detalhe é que o mais importante é o assunto/objetivo e não determinados participantes. Portanto, fique ligado nos pecados pessoais que podem ser cometidos durante uma reunião: querer chamar a atenção para si, monopolizar a atenção para seus argumentos pessoais, fazer pouco caso da opinião alheia, não ter boa vontade em aceitar posições contrárias a sua etc.
Ser um bom conciliador em debates, muitas vezes, é melhor do que querer ter a razão sempre.
Não perca a paciência dando um show à parte, com irritação e comentários picantes. Este tipo de comportamento não “fala bem sobre você” e não agrega em nada ao grupo.
Muita atenção ao danadinho do celular. Ficar olhando o celular (consultando sabe-se lá o que) é uma demonstração de pouco interesse pelo o que se está tratando. No mínimo, você mostra que a sua prioridade não é a reunião ou aquele assunto em particular.
Uma reunião pode ser mais divertida. Este divertimento pode representar desde bolinho e café para os participantes, até um trecho de um filme que se relacione ao tema da reunião. É uma forma de torná-la “diferente”, mais agradável e produtiva. Quem sabe você pode dar esta colaboração?
Quem sabe através de você, com suas colaborações pessoais, as reuniões não se tornam melhores?
Pode ser? Então se reúna com seu gestor e dê algumas ideias.
Fonte: http://ogerente.com.br/rede/gestao-empresarial/reuniao-produtividade
Mostrando postagens com marcador Reuniões. Mostrar todas as postagens
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quinta-feira, fevereiro 16, 2012
sexta-feira, julho 15, 2011
A agenda de cada dia
Autor: Denis Mello
Agenda de compromissos é coisa séria e, muitas vezes, difícil de cumprir à risca porque, além do grande volume de reuniões, seu planejamento deve também levar em conta a agenda de todas as pessoas envolvidas. O imprevisto geralmente invade nosso dia, sem bater à porta. Tudo isto sabemos que faz parte do mundo dos negócios.
Porém, depois do encontro com um amigo, aprofundei minha reflexão sobre o assunto. Ele me relatou que, após duas horas de viagem, foi dispensado de uma reunião, ao atravessar o portão da empresa. Segundo a secretária, que o comunicou pelo celular, o executivo que a havia marcado não poderia atendê-lo. “Marcaremos novo dia e horário”, concluiu a mensageira da má notícia.
Diante da indignação do meu amigo, que começava a duvidar da seriedade da empresa em questão devido ao ocorrido, certamente um ato involuntário do executivo que havia desmarcado o encontro, reforcei meu conceito sobre a importância das pequenas coisas na vida profissional e, porque não dizer, na pessoal.
Esse tipo de “contratempo”, acreditando que a maioria dos leitores já tenha passado por situação semelhante, costuma nos causar desconforto e uma revolta súbita. Entretanto, depois de algumas queixas indignadas dirigidas aos próprios botões, vamos cuidar da vida e pronto. E o mesmo fazem aqueles que deixam de cumprir seus compromissos conosco.
Ou seja: tanto quem não é atendido como quem cancela um compromisso acabam passivos diante do “inevitável”, postura que pode levar qualquer um a uma armadilha: repetições inconscientes de comportamentos considerados “normais”. Afinal, quem nunca cancelou um compromisso ou deixou alguém esperando para ser atendido? Por isto, devemos ficar todos atentos, pois o prejudicado de hoje, por força de um hábito socialmente tolerado, pode ser o causador do mesmo prejuízo amanhã.
O que parece pequeno, um detalhe no complexo mundo empresarial, pode ganhar corpo e gerar um passivo cultural, uma dívida que, certamente, será cobrada. Insensibilidade e descaso, conscientes ou não, com os diversos círculos de relacionamento – fornecedores, funcionários, clientes –, desvendam um microscópico elo comprometido de um DNA que pode contaminar todo o organismo empresarial.
Aqui vale relembrar Peter Drucker: “Ouvimos falar muito a respeito da cultura de uma organização, mas o que isto quer de fato dizer é o compromisso de toda uma empresa com alguns objetivos e valores comuns”, o que implica comportamentos como “fazer para os outros o que gostaria que fizessem para você”, segundo o exercício de autoridade definido por Dante Alighieri, uma prática que deve ser exemplificada pela alta direção, o primeiro agente de formação da cultura empresarial.
Fonte: http://ogerente.com.br/rede/gestao-empresarial/imprevistos-nos-negocios
Agenda de compromissos é coisa séria e, muitas vezes, difícil de cumprir à risca porque, além do grande volume de reuniões, seu planejamento deve também levar em conta a agenda de todas as pessoas envolvidas. O imprevisto geralmente invade nosso dia, sem bater à porta. Tudo isto sabemos que faz parte do mundo dos negócios.
Porém, depois do encontro com um amigo, aprofundei minha reflexão sobre o assunto. Ele me relatou que, após duas horas de viagem, foi dispensado de uma reunião, ao atravessar o portão da empresa. Segundo a secretária, que o comunicou pelo celular, o executivo que a havia marcado não poderia atendê-lo. “Marcaremos novo dia e horário”, concluiu a mensageira da má notícia.
Diante da indignação do meu amigo, que começava a duvidar da seriedade da empresa em questão devido ao ocorrido, certamente um ato involuntário do executivo que havia desmarcado o encontro, reforcei meu conceito sobre a importância das pequenas coisas na vida profissional e, porque não dizer, na pessoal.
Esse tipo de “contratempo”, acreditando que a maioria dos leitores já tenha passado por situação semelhante, costuma nos causar desconforto e uma revolta súbita. Entretanto, depois de algumas queixas indignadas dirigidas aos próprios botões, vamos cuidar da vida e pronto. E o mesmo fazem aqueles que deixam de cumprir seus compromissos conosco.
Ou seja: tanto quem não é atendido como quem cancela um compromisso acabam passivos diante do “inevitável”, postura que pode levar qualquer um a uma armadilha: repetições inconscientes de comportamentos considerados “normais”. Afinal, quem nunca cancelou um compromisso ou deixou alguém esperando para ser atendido? Por isto, devemos ficar todos atentos, pois o prejudicado de hoje, por força de um hábito socialmente tolerado, pode ser o causador do mesmo prejuízo amanhã.
O que parece pequeno, um detalhe no complexo mundo empresarial, pode ganhar corpo e gerar um passivo cultural, uma dívida que, certamente, será cobrada. Insensibilidade e descaso, conscientes ou não, com os diversos círculos de relacionamento – fornecedores, funcionários, clientes –, desvendam um microscópico elo comprometido de um DNA que pode contaminar todo o organismo empresarial.
Aqui vale relembrar Peter Drucker: “Ouvimos falar muito a respeito da cultura de uma organização, mas o que isto quer de fato dizer é o compromisso de toda uma empresa com alguns objetivos e valores comuns”, o que implica comportamentos como “fazer para os outros o que gostaria que fizessem para você”, segundo o exercício de autoridade definido por Dante Alighieri, uma prática que deve ser exemplificada pela alta direção, o primeiro agente de formação da cultura empresarial.
Fonte: http://ogerente.com.br/rede/gestao-empresarial/imprevistos-nos-negocios
quarta-feira, julho 13, 2011
Reunidos ou unidos?
Autor: Paulo Araújo
Você já percebeu que vários tipos de animais se reúnem seja para se proteger ou para aumentar o desempenho frente a uma tarefa?
Como exemplos posso citar a migração dos gansos voando em V, cardumes das mais variadas espécies de peixes unidos para confundir o predador, ou até mesmo o desconhecido cachorro-vinagre, que vive em grupos e nunca só, nas florestas da América Central e do Sul.
A palavra reunir segundo o dicionário significa “juntar, ligar, agrupar, agregar, congregar, conglomerar”. Será que só isso basta para tornar uma equipe campeã?
Não, não basta. É preciso unir, que em sua essência significa “tornar um só, ligar pessoas por laços afetivos e sociais.”
Ao analisar essas palavras percebi o que há de errado com as famosas e intermináveis reuniões entre colaboradores de uma empresa. Dificilmente elas funcionam e trazem os resultados esperados por que na verdade elas pouco unem, apenas reúnem um bando de pessoas que aglomeradas muitas vezes entram em uma sala não com um objetivo em comum, mas dispersas em pensamentos e um sentimento de tudo aquilo é pura perda de tempo.
Agora vem minha louca sugestão: pare de chamar esses encontros de REUNIÃO e passe a chamá-los de UNIÃO. Vamos marcar uma UNIÃO às 9h de terça-feira?
Unir gera a sensação de tornar algo único, de ligação entre objetivos e pessoas.
Já viu algum técnico de futebol dizer que seu time venceu o campeonato por que o time estava reunido? Não, eles dizem que a equipe permaneceu unida.
Longe de parecer mais um termo corporativo zen ou papo de consultor que não tem mais o que escrever peço que você faça uma analogia. Pense em um casamento. Lá duas pessoas irão se unir. A união entre pessoas ou empresas por si só estabelece um forte compromisso. Seja com as metas, com as transformações necessárias para acompanhar o mercado e o cliente, para aumentar a qualidade, para atrair e reter os melhores talentos.
A união torna tudo mais permanente. Mas só a atinge quem tem objetivos claros, define quem faz o quê, quando, onde e como e assim cada um sabe qual é o seu papel e o seu potencial para executar. Acontece quando todos acreditam que dá para chegar lá. É uma questão de visão versus ação.
E assim com as pessoas unidas sua empresa precisará cada vez menos reuni-las em bandos que pouco se comunicam, se expressam e o principal, pouco executam.
Então a partir de agora promova mais união que, pode ter certeza, o desperdício com a reunião improdutiva tende a diminuir, o comprometimento aumenta e os resultados tendem a seguir o exemplo dos gansos voando em V, sempre pro alto e avante.
Fonte: http://ogerente.com.br/rede/recursos-humanos/comprometimento-da-equipe
Você já percebeu que vários tipos de animais se reúnem seja para se proteger ou para aumentar o desempenho frente a uma tarefa?
Como exemplos posso citar a migração dos gansos voando em V, cardumes das mais variadas espécies de peixes unidos para confundir o predador, ou até mesmo o desconhecido cachorro-vinagre, que vive em grupos e nunca só, nas florestas da América Central e do Sul.
A palavra reunir segundo o dicionário significa “juntar, ligar, agrupar, agregar, congregar, conglomerar”. Será que só isso basta para tornar uma equipe campeã?
Não, não basta. É preciso unir, que em sua essência significa “tornar um só, ligar pessoas por laços afetivos e sociais.”
Ao analisar essas palavras percebi o que há de errado com as famosas e intermináveis reuniões entre colaboradores de uma empresa. Dificilmente elas funcionam e trazem os resultados esperados por que na verdade elas pouco unem, apenas reúnem um bando de pessoas que aglomeradas muitas vezes entram em uma sala não com um objetivo em comum, mas dispersas em pensamentos e um sentimento de tudo aquilo é pura perda de tempo.
Agora vem minha louca sugestão: pare de chamar esses encontros de REUNIÃO e passe a chamá-los de UNIÃO. Vamos marcar uma UNIÃO às 9h de terça-feira?
Unir gera a sensação de tornar algo único, de ligação entre objetivos e pessoas.
Já viu algum técnico de futebol dizer que seu time venceu o campeonato por que o time estava reunido? Não, eles dizem que a equipe permaneceu unida.
Longe de parecer mais um termo corporativo zen ou papo de consultor que não tem mais o que escrever peço que você faça uma analogia. Pense em um casamento. Lá duas pessoas irão se unir. A união entre pessoas ou empresas por si só estabelece um forte compromisso. Seja com as metas, com as transformações necessárias para acompanhar o mercado e o cliente, para aumentar a qualidade, para atrair e reter os melhores talentos.
A união torna tudo mais permanente. Mas só a atinge quem tem objetivos claros, define quem faz o quê, quando, onde e como e assim cada um sabe qual é o seu papel e o seu potencial para executar. Acontece quando todos acreditam que dá para chegar lá. É uma questão de visão versus ação.
E assim com as pessoas unidas sua empresa precisará cada vez menos reuni-las em bandos que pouco se comunicam, se expressam e o principal, pouco executam.
Então a partir de agora promova mais união que, pode ter certeza, o desperdício com a reunião improdutiva tende a diminuir, o comprometimento aumenta e os resultados tendem a seguir o exemplo dos gansos voando em V, sempre pro alto e avante.
Fonte: http://ogerente.com.br/rede/recursos-humanos/comprometimento-da-equipe
quinta-feira, junho 02, 2011
Reuniões improdutivas
Autor: Augusto Uchôa
As cansativas reuniões com pouco resultado é um mal necessário? Leia mais.
O tema do artigo é algo que ninguém está isento, independente das carreiras escolhidas e níveis hierárquicos: são as cansativas reuniões improdutivas. Considerarei, nesta análise, apenas reuniões presenciais. São duas notícias, uma boa e outra ruim. A ruim é que esta doença corporativa nos seguirá até o final de nossas vidas e o lado positivo é que ela tem cura, desde que toda empresa se empenhe em mudar este sintoma.
As estatísticas mostram que o nível gerencial passa 50% de seu tempo em reuniões. Já a diretoria gasta ¾ de um dia de trabalho enclausurada em reunião. É muito tempo perdido. Quando afirmo que este “mal” nos seguirá até o final das nossas vidas, é por que acredito que há uma relação direta entre as reuniões improdutivas e o ser humano, isto mesmo, trata-se de uma característica comportamental organizacional. Duvida? Veja alguns motivos:
- Olha como eu trabalho - Os gerentes usam as reuniões para mostrar que, efetivamente, estão trabalhando, tanto para subordinados quanto para níveis superiores.
- Poder / Carência - Alguns usam as reuniões pelas falsas sensações de aceitação (característica simples de comportamentos de grupos), além de poder, principalmente quando assume a função de mediador ou quem tem a palavra.
- Todos fazem mesmo - As reuniões são feitas simplesmente porque todo mundo faz. O motivo não interessa, se virou gerente é quase um pré-requisito.
- Quem está na reta? - Reuniões servem para buscar, constantemente, culpados em todos os níveis e criar alianças.
- Deixa para a próxima - A procrastinação também é um bom motivo, convoca-se uma reunião para marcar a outra e postergar a decisão, criando-se um ciclo sem fim.
Pesquisando mais sobre o tema descobri que, devido à insatisfação geral, empresas como Pão de Açúcar e Colgate estão contratando ou treinando mediadores de reunião. Estes profissionais têm conhecimento específico para liderar discussões, possuem técnicas de gestão do tempo e também são responsáveis por evitar que as pessoas cheguem à reunião sem saber a pauta, por manter o foco do debate e por garantir que todos saiam do encontro com atividades definidas. Vamos, então, aos possíveis remédios:
Remédios tarja vermelha
1 – Defina claramente o tema - A literatura sobre a metodologia das reuniões recomenda que a agenda esteja previamente estabelecida e que todos os participantes tenham conhecimento dela.
2 – Marque horário para começar e terminar - O término é mais importante que o início. Comece na hora mesmo que todos não estejam na reunião, pois isto forçará que os atrasados se apressem nas próximas.
3 – Mantenha o número mínimo de pessoas - Reuniões grandes são mais improdutivas que menores. Se o processo de decisão envolver muitas pessoas, faça outros encontros com a mesma agenda.
4 – Foque sempre - Se alguém estiver saindo do tema, não o corte. Agradeça a participação e explique gentilmente que não é o momento. Reunião deveria ser similar ao Twitter para que todos falassem suas ideias em 140 caracteres.
5 – Desligue os celulares - Só atenda o telefone se for Deus ou o Presidente (não seria um sinônimo?)
Remédios tarja preta (uso controlado):
1 - Fique de pé - Ficar em pé gera um desconforto que serve como bom motivo para agilizar as decisões;
2 – Fuja da sala de reunião - Autores norte-americanos e novos gestores da geração Y sugerem reuniões no corredor ou em local aberto (varanda ou saguão) para que os participantes fiquem expostos e não caiam na tentação de “empurrar as soluções com a barriga”. Alguns mais radicais cortam até água e café.
Parece simples, mas não é, requer disciplina e controle, principalmente de egos. Se você, assim como eu, se sente incomodado com estas discussões intermináveis, divulgue este tema na sua empresa. Caso não dê certo, tente acertar em cheio o bolso da sua empresa.
Indique um site interessante, chamado Meet or Die: nele você poderá incluir quantas horas durou sua última reunião, qual o setor que trabalha, o tamanho da sua empresa e os cargos dos participantes para, a partir dos dados, descobrir quanto dinheiro foi desperdiçado nesta reunião pela sua empresa. Talvez esta seja a única cura deste eterno sintoma.
Depois me diga se deu certo.
Augusto Uchôa (Graduado em Comunicação Social pela ESPM, mestre em Administração de Empresas pelo Ibmec-RJ com especialização em Marketing, doutorando pela Coppe/UFRJ, consultor de empresas e fundador do Boteco do Conhecimento. Atualmente ministra aulas pelo IBMR-Laureatte e palestras sobre os temas Marketing, Negociação, Serviços e Relacionamento)
Fonte: http://www.hsm.com.br/editorias/negociacao/reunioes-improdutivas
As cansativas reuniões com pouco resultado é um mal necessário? Leia mais.
O tema do artigo é algo que ninguém está isento, independente das carreiras escolhidas e níveis hierárquicos: são as cansativas reuniões improdutivas. Considerarei, nesta análise, apenas reuniões presenciais. São duas notícias, uma boa e outra ruim. A ruim é que esta doença corporativa nos seguirá até o final de nossas vidas e o lado positivo é que ela tem cura, desde que toda empresa se empenhe em mudar este sintoma.
As estatísticas mostram que o nível gerencial passa 50% de seu tempo em reuniões. Já a diretoria gasta ¾ de um dia de trabalho enclausurada em reunião. É muito tempo perdido. Quando afirmo que este “mal” nos seguirá até o final das nossas vidas, é por que acredito que há uma relação direta entre as reuniões improdutivas e o ser humano, isto mesmo, trata-se de uma característica comportamental organizacional. Duvida? Veja alguns motivos:
- Olha como eu trabalho - Os gerentes usam as reuniões para mostrar que, efetivamente, estão trabalhando, tanto para subordinados quanto para níveis superiores.
- Poder / Carência - Alguns usam as reuniões pelas falsas sensações de aceitação (característica simples de comportamentos de grupos), além de poder, principalmente quando assume a função de mediador ou quem tem a palavra.
- Todos fazem mesmo - As reuniões são feitas simplesmente porque todo mundo faz. O motivo não interessa, se virou gerente é quase um pré-requisito.
- Quem está na reta? - Reuniões servem para buscar, constantemente, culpados em todos os níveis e criar alianças.
- Deixa para a próxima - A procrastinação também é um bom motivo, convoca-se uma reunião para marcar a outra e postergar a decisão, criando-se um ciclo sem fim.
Pesquisando mais sobre o tema descobri que, devido à insatisfação geral, empresas como Pão de Açúcar e Colgate estão contratando ou treinando mediadores de reunião. Estes profissionais têm conhecimento específico para liderar discussões, possuem técnicas de gestão do tempo e também são responsáveis por evitar que as pessoas cheguem à reunião sem saber a pauta, por manter o foco do debate e por garantir que todos saiam do encontro com atividades definidas. Vamos, então, aos possíveis remédios:
Remédios tarja vermelha
1 – Defina claramente o tema - A literatura sobre a metodologia das reuniões recomenda que a agenda esteja previamente estabelecida e que todos os participantes tenham conhecimento dela.
2 – Marque horário para começar e terminar - O término é mais importante que o início. Comece na hora mesmo que todos não estejam na reunião, pois isto forçará que os atrasados se apressem nas próximas.
3 – Mantenha o número mínimo de pessoas - Reuniões grandes são mais improdutivas que menores. Se o processo de decisão envolver muitas pessoas, faça outros encontros com a mesma agenda.
4 – Foque sempre - Se alguém estiver saindo do tema, não o corte. Agradeça a participação e explique gentilmente que não é o momento. Reunião deveria ser similar ao Twitter para que todos falassem suas ideias em 140 caracteres.
5 – Desligue os celulares - Só atenda o telefone se for Deus ou o Presidente (não seria um sinônimo?)
Remédios tarja preta (uso controlado):
1 - Fique de pé - Ficar em pé gera um desconforto que serve como bom motivo para agilizar as decisões;
2 – Fuja da sala de reunião - Autores norte-americanos e novos gestores da geração Y sugerem reuniões no corredor ou em local aberto (varanda ou saguão) para que os participantes fiquem expostos e não caiam na tentação de “empurrar as soluções com a barriga”. Alguns mais radicais cortam até água e café.
Parece simples, mas não é, requer disciplina e controle, principalmente de egos. Se você, assim como eu, se sente incomodado com estas discussões intermináveis, divulgue este tema na sua empresa. Caso não dê certo, tente acertar em cheio o bolso da sua empresa.
Indique um site interessante, chamado Meet or Die: nele você poderá incluir quantas horas durou sua última reunião, qual o setor que trabalha, o tamanho da sua empresa e os cargos dos participantes para, a partir dos dados, descobrir quanto dinheiro foi desperdiçado nesta reunião pela sua empresa. Talvez esta seja a única cura deste eterno sintoma.
Depois me diga se deu certo.
Augusto Uchôa (Graduado em Comunicação Social pela ESPM, mestre em Administração de Empresas pelo Ibmec-RJ com especialização em Marketing, doutorando pela Coppe/UFRJ, consultor de empresas e fundador do Boteco do Conhecimento. Atualmente ministra aulas pelo IBMR-Laureatte e palestras sobre os temas Marketing, Negociação, Serviços e Relacionamento)
Fonte: http://www.hsm.com.br/editorias/negociacao/reunioes-improdutivas
terça-feira, abril 12, 2011
7 Estratégias para uma Reunião Eficaz
Autor: Tom Terez
Fonte: http://www.vocecommaistempo.com.br/reunioes/7-Estrategias-para-uma-Reuniao-Eficaz_121
| Eu tenho grandes planos para esta coluna. Eu estaria escrevendo sobre um excitante, encantador e energizante assunto. Mas alguma coisa aconteceu que mudou isso, alguma coisa que me faz ter um prazer tão grande como uma cirurgia abdominal: Eu fui participar de uma reunião. |
| Mais especificamente: Eu fui aprisionado em uma reunião. Nas dolorosas últimas duas horas, durante as quais eu me tornei convencido de que as leis da física foram de alguma maneira quebradas e causaram uma parada no tempo. Eu achei aquela reunião horrível. |
| Milhões de pessoas são da mesma forma trancadas em reuniões que são ladrões de tempo a cada dia de trabalho. De acordo com uma pesquisa recente realizada pela BetterWorkplaceNow, as pessoas gastam uma média de 9 horas por semana em reuniões. O que dá aproximadamente 500 horas por ano e quem saberá quantas aspirinas. |
| Enquanto as reuniões não são o assunto mais excitante, elas são importantes porque elas preenchem boa parte do seu tempo. Mesmo que algumas melhorias aqui ou ali possam traduzir em reuniões melhores, mais rápidas e com menos dores de cabeça. |
| Minha recente experiência de 2 horas teve as armadilhas típicas de uma reunião: uma caixa de Donuts, café, uma bela mesa de conferência, conversa fiada sobre nada em particular. Eu era como um visitante para compartilhar alguns pensamentos sobre grupos de focalização com funcionários, mas ela se tornou mais uma reunião que foi preenchida com outros itens fora da agenda. |
| Estou enviando nesta coluna algumas estratégias. Primeiro, conduza uma verificação de realidade sobre o que está acontecendo em suas reuniões. O que está funcionando, o que não está e por que? Então faça alguma coisa sobre isso. Aqui estão 7 idéias prontas para uso, em caso de necessidade: |
| Se você não tem um propósito claro sobre a reunião, não faça a reunião. É impressionante quantas reuniões são feitas porque sempre foram feitas. Os grandes réus são aqueles algum dia, algum tempo que as pessoas entalham em seus calendários. Para cada reunião, tente vir com um declaração convincente que descreva o propósito da reunião e identifique no mínimo 1 resultado esperado. Se nada que vale a pena, vir à tona, a mesma coisa acontecerá na reunião. |
| Faça uma pauta com seriedade, mas não muito seriamente. Existem vezes quando desvios de rumo são benéficos e certas questões que devem ser priorizadas. É um julgamento que deve ser feito toda vez, mas algumas vezes a pauta pode ser jogada pela janela. |
| Não use reuniões para tomar decisões que já foram tomadas. Vamos encarar os fatos, alguns gerentes convocam pessoas e tentam fingir uma decisão de grupo, quando ela já foi previamente decidida (Claro que você nunca viu isso!). As pessoas vêm equipadas com poderosos indicadores para manipular o grupo. Se você simplesmente quer informar alguma coisa, salve tempo de todos e use um memorando interno ou e-mail para fazer isso. |
| Reconheça o poder do diálogo, e construa ele nas suas reuniões. Quando seis pessoas estão em volta de uma mesa, é como ter seis supercomputadores prontos para ação. De fato, as pessoas são bem melhores computadores porque elas têm corações. No caso de conduzir a reunião, facilite a sessão. No lugar de fazer afirmações, faça perguntas. No lugar de fazer objeções, faça mais perguntas. |
| Observe você mesmo. Eu estou falando demais? (Com cinco pessoas na reunião, você precisa de um excelente motivo para falar mais de 20% do tempo). Você está evitando participar? (Se sim, não reclame depois das suas idéias nunca serem ouvidas). Você está ouvindo para entender ou está apenas coletando informação suficiente para criar um contraponto? O que você diria sobre você se você estivesse sentado do outro lado da mesa na sua frente? Se você não pode ser objetivo ou honesto com essas questões, pergunte para um amigo que está na mesma reunião. |
| Amarre cada reunião com uma avaliação do grupo. Chame o grupo para si e faça um feedback do que aconteceu na reunião. O que poderia ter sido melhor, o que pode ser feito diferente na próxima reunião. Comprometa as pessoas em melhorias práticas nos próximos encontros. |
| Anote com inteligência. Uma reunião de uma hora de duração deve preencher uma ou duas páginas de anotações no máximo, essas devem ser circuladas aos participantes em até 2 dias depois da reunião. Use essas anotações para acompanhar e divulgar os principais pontos da discussão, decisões e acordos. |
Fonte: http://www.vocecommaistempo.com.br/reunioes/7-Estrategias-para-uma-Reuniao-Eficaz_121
CHECKLIST PARA REUNIÕES PRODUTIVAS
Autor: Christian Barbosa
Abaixo temos um checklist que você e sua equipe devem fazer para conseguir reuniões mais produtivas no ambiente de trabalho. Dividi o processo da reunião, em 3 etapas: a Convocação (que acontece antes da reunião propriamente dita); a Condução (que é a própria reunião) e o Acompanhamento (que é a pós-reunião). Fique a vontade para customizar conforme sua realidade e necessidades, o objetivo deste checklist é ser genérico e evitar os principais problemas das reuniões.
Convocação
( ) Existe um objetivo específico, claro a ser atingido com a reunião que será convocada
( ) O objetivo da reunião foi dividido em pequenos itens, com tempo estimado definido, para serem discutidos na reunião
( ) Estou convocando apenas as pessoas essenciais para a reunião
( ) O tempo de duração da reunião está adequado com o objetivo e tópicos definidos.
( ) Caso a reunião tenha duração superior à 2 horas, estou planejando um intervalo de 10 minutos.
( ) Reservei o horário da sala de reuniões
( ) Defini e reservei o material necessário para reunião (datashow, som, flip charts, canetas, etc)
( ) Caso a reunião seja externa, forneci informações detalhadas da localização da mesma, para evitar atrasos.
( ) Confirmei a participação das pessoas na reunião
Condução
( ) Foi definido um líder para a sessão desta reunião
( ) A reunião foi iniciada no horário e todos os participantes foram informados da intenção de terminar a reunião no horário.
( ) O objetivo da reunião e os pontos de discussão foram pontuados no inicio e a reunião está sendo conduzida seguindo esta pauta.
( ) Existe alguém responsável por anotar os principais tópicos da reunião e compartilhar após a reunião.
( ) Conversas paralelas estão sendo cortadas, para focar no assunto da reunião.
( ) Foi realizado um intervalo de 10 minutos para cada 2 horas de reunião.
( ) Foram definidas tarefas com responsáveis e prazo.
( ) Encerramos a reunião com o objetivo alcançado e fizemos algumas ponderações sobre o processo da reunião e o que pode ser melhorado nas próximas.
Acompanhamento
( ) A sala de reunião foi liberada e limpa para próximas sessões.
( ) As anotações da reunião foram distribuídas a todos os participantes por e-mail.
( ) As tarefas definidas na reunião estão sendo cumpridas e acompanhadas.
Fonte: http://www.vocecommaistempo.com.br/reunioes/Checklist-para-reunioes-produtivas_123
Abaixo temos um checklist que você e sua equipe devem fazer para conseguir reuniões mais produtivas no ambiente de trabalho. Dividi o processo da reunião, em 3 etapas: a Convocação (que acontece antes da reunião propriamente dita); a Condução (que é a própria reunião) e o Acompanhamento (que é a pós-reunião). Fique a vontade para customizar conforme sua realidade e necessidades, o objetivo deste checklist é ser genérico e evitar os principais problemas das reuniões.
Convocação
( ) Existe um objetivo específico, claro a ser atingido com a reunião que será convocada
( ) O objetivo da reunião foi dividido em pequenos itens, com tempo estimado definido, para serem discutidos na reunião
( ) Estou convocando apenas as pessoas essenciais para a reunião
( ) O tempo de duração da reunião está adequado com o objetivo e tópicos definidos.
( ) Caso a reunião tenha duração superior à 2 horas, estou planejando um intervalo de 10 minutos.
( ) Reservei o horário da sala de reuniões
( ) Defini e reservei o material necessário para reunião (datashow, som, flip charts, canetas, etc)
( ) Caso a reunião seja externa, forneci informações detalhadas da localização da mesma, para evitar atrasos.
( ) Confirmei a participação das pessoas na reunião
Condução
( ) Foi definido um líder para a sessão desta reunião
( ) A reunião foi iniciada no horário e todos os participantes foram informados da intenção de terminar a reunião no horário.
( ) O objetivo da reunião e os pontos de discussão foram pontuados no inicio e a reunião está sendo conduzida seguindo esta pauta.
( ) Existe alguém responsável por anotar os principais tópicos da reunião e compartilhar após a reunião.
( ) Conversas paralelas estão sendo cortadas, para focar no assunto da reunião.
( ) Foi realizado um intervalo de 10 minutos para cada 2 horas de reunião.
( ) Foram definidas tarefas com responsáveis e prazo.
( ) Encerramos a reunião com o objetivo alcançado e fizemos algumas ponderações sobre o processo da reunião e o que pode ser melhorado nas próximas.
Acompanhamento
( ) A sala de reunião foi liberada e limpa para próximas sessões.
( ) As anotações da reunião foram distribuídas a todos os participantes por e-mail.
( ) As tarefas definidas na reunião estão sendo cumpridas e acompanhadas.
Fonte: http://www.vocecommaistempo.com.br/reunioes/Checklist-para-reunioes-produtivas_123
Reunião Produtiva é iniciada com Convocação Eficaz
Autor: Christian Barbosa
O problema típico que costumo encontrar nas reuniões corporativas é a falha na convocação. Quando a coisa começa errado é bem provável que termine errado, não é verdade?
Atualmente boa parte das reuniões em seu ambiente de trabalho, são convocadas a partir do e-mail ou de seu sistema automatizado de agendamento (como o Microsoft Outlook, Notes, Neotriad). Quando você recebe um convite para participar de uma reunião, ele em geral vem como os exemplos abaixo:
"Reunião Gerencial – 2º andar – 11:00 – 12:30" ; "Reuniões de vendas do 1º semestre" ; "Reunião com José Carlos – 15hs" ; "Apresentação de novo produto de TI – Fornecedor X – 14:00 – 15:00" ; "Reunião de Treinamento de Vendas – 08:00 – 12:00 – sala Topázio" ; etc
Quem nunca recebeu uma convocação como os exemplos acima que atire a primeira pedra! Já virou um padrão convocar "rapidinho"! Estamos tão apressados com a rotina diária que não paramos para pensar que convocar reuniões da forma correta é ganhar tempo na condução. Sem uma convocação decente as pessoas não conseguem se preparar adequadamente, não conseguem se planejar ou saber de que forma podem contribuir, não sabem se realmente a sua participação fará alguma diferença.
Veja os passos essenciais para convocar da maneira certa:
1 – Se você é planejado, você convoca com tempo!
Reuniões em cima da hora mostram uma enorme falta de planejamento pessoal. Raramente as reuniões são para ontem. As que são, devem ser exceção no ambiente de trabalho, não a rotina. Você precisa dar tempo para as pessoas se planejarem e se prepararem. Para reuniões longas e complexas, sempre convoque com antecedência mínima de 2 dias. Para reuniões mais simples, 1 dia é suficiente.
2 – Qual o objetivo da reunião?
Depois que você colocar o assunto da reunião no e-mail, gaste mais 3 minutos para responder a pergunta: "Qual o objetivo específico e que deve ser alcançado com esta reunião?" Escreva esse objetivo no corpo do e-mail. Isso fará com que as pessoas possam entender o que será discutido e se prepararem adequadamente.
3 – Crie os tópicos da reunião
Depois que o objetivo foi descoberto, liste quais tópicos serão discutidos para se alcançar a finalidade proposta. Coloque o tempo previsto para discussão de cada item, isso dará para você uma visão mais realista da duração da reunião e também será um roteiro para a condução da reunião.
4 – Reserve sala e material com antecedência
Pode parecer óbvio, mas muitas pessoas começam correr atrás de salas de reuniões ou de projetores quando a reunião está a poucos minutos do início. Isso faz com que a reunião atrase e pior, com que as pessoas percam a credibilidade no processo.
5 – Quem realmente deve participar desta reunião?
Quando o objetivo e os tópicos são definidos, fica muito mais óbvio e claro saber quem poderá ou não agregar valor à reunião. Quanto menos participantes, melhor! Mais foco e menos conversa! Ao enviar a convocação, pense apenas em quem realmente trará algum tipo de contribuição. Você pode até no final da convocação pedir que as pessoas que não poderão agregar para atingir o objetivo, que se manifestem APENAS para você via e-mail.
6 – Limite-se no envio de e-mails
Deixe claro para as pessoas que qualquer tipo de comunicação por e-mail que não for de interesse do grupo (tipo confirmações, dúvidas, piadas, etc) devem ser enviadas APENAS para você e não com cópia para todos. Isso racionaliza o uso do e-mail e salva seu tempo!
Comece bem a sua próxima reunião: Convoque da forma correta e veja a mudança de hábito que isso provocará no seu time. Aos poucos, as pessoas que convocarem corretamente, "contaminarão" o time com esse hábito produtivo.
Reunião produtiva é viver seu tempo com sabedoria
Fonte: http://www.vocecommaistempo.com.br/reunioes/Reuniao-Produtiva-e-iniciada-com-Convocacao-Eficaz_126
O problema típico que costumo encontrar nas reuniões corporativas é a falha na convocação. Quando a coisa começa errado é bem provável que termine errado, não é verdade?
Atualmente boa parte das reuniões em seu ambiente de trabalho, são convocadas a partir do e-mail ou de seu sistema automatizado de agendamento (como o Microsoft Outlook, Notes, Neotriad). Quando você recebe um convite para participar de uma reunião, ele em geral vem como os exemplos abaixo:
"Reunião Gerencial – 2º andar – 11:00 – 12:30" ; "Reuniões de vendas do 1º semestre" ; "Reunião com José Carlos – 15hs" ; "Apresentação de novo produto de TI – Fornecedor X – 14:00 – 15:00" ; "Reunião de Treinamento de Vendas – 08:00 – 12:00 – sala Topázio" ; etc
Quem nunca recebeu uma convocação como os exemplos acima que atire a primeira pedra! Já virou um padrão convocar "rapidinho"! Estamos tão apressados com a rotina diária que não paramos para pensar que convocar reuniões da forma correta é ganhar tempo na condução. Sem uma convocação decente as pessoas não conseguem se preparar adequadamente, não conseguem se planejar ou saber de que forma podem contribuir, não sabem se realmente a sua participação fará alguma diferença.
Veja os passos essenciais para convocar da maneira certa:
1 – Se você é planejado, você convoca com tempo!
Reuniões em cima da hora mostram uma enorme falta de planejamento pessoal. Raramente as reuniões são para ontem. As que são, devem ser exceção no ambiente de trabalho, não a rotina. Você precisa dar tempo para as pessoas se planejarem e se prepararem. Para reuniões longas e complexas, sempre convoque com antecedência mínima de 2 dias. Para reuniões mais simples, 1 dia é suficiente.
2 – Qual o objetivo da reunião?
Depois que você colocar o assunto da reunião no e-mail, gaste mais 3 minutos para responder a pergunta: "Qual o objetivo específico e que deve ser alcançado com esta reunião?" Escreva esse objetivo no corpo do e-mail. Isso fará com que as pessoas possam entender o que será discutido e se prepararem adequadamente.
3 – Crie os tópicos da reunião
Depois que o objetivo foi descoberto, liste quais tópicos serão discutidos para se alcançar a finalidade proposta. Coloque o tempo previsto para discussão de cada item, isso dará para você uma visão mais realista da duração da reunião e também será um roteiro para a condução da reunião.
4 – Reserve sala e material com antecedência
Pode parecer óbvio, mas muitas pessoas começam correr atrás de salas de reuniões ou de projetores quando a reunião está a poucos minutos do início. Isso faz com que a reunião atrase e pior, com que as pessoas percam a credibilidade no processo.
5 – Quem realmente deve participar desta reunião?
Quando o objetivo e os tópicos são definidos, fica muito mais óbvio e claro saber quem poderá ou não agregar valor à reunião. Quanto menos participantes, melhor! Mais foco e menos conversa! Ao enviar a convocação, pense apenas em quem realmente trará algum tipo de contribuição. Você pode até no final da convocação pedir que as pessoas que não poderão agregar para atingir o objetivo, que se manifestem APENAS para você via e-mail.
6 – Limite-se no envio de e-mails
Deixe claro para as pessoas que qualquer tipo de comunicação por e-mail que não for de interesse do grupo (tipo confirmações, dúvidas, piadas, etc) devem ser enviadas APENAS para você e não com cópia para todos. Isso racionaliza o uso do e-mail e salva seu tempo!
Comece bem a sua próxima reunião: Convoque da forma correta e veja a mudança de hábito que isso provocará no seu time. Aos poucos, as pessoas que convocarem corretamente, "contaminarão" o time com esse hábito produtivo.
Reunião produtiva é viver seu tempo com sabedoria
Fonte: http://www.vocecommaistempo.com.br/reunioes/Reuniao-Produtiva-e-iniciada-com-Convocacao-Eficaz_126
sexta-feira, abril 08, 2011
Como se organizar para aproveitar melhor o tempo
Autora: Patricia Santos – http://www.patriciasantos.com.br
Não tenho tempo. Esta é a frase mais ouvida nos dias de hoje. Não tenho tempo para estudar, para ir à academia, para brincar com meus filhos, para assumir mais responsabilidades… e por aí vai.
O interessante é que se há 20 anos alguém dissesse que por onde eu fosse eu teria um telefone de bolso para me comunicar, um computador portátil conectado com o mundo, eu, com certeza, teria dito que esta pessoa pertencia ao fã clube dos Jetsons, mas se fosse verdade seria ótimo pois a humanidade ganharia tempo. Ledo engano!
Estamos vivendo a sociedade dos “Sem Tempo”; nem toda a tecnologia conseguiu resolver este problema, pelo contrário, ficamos 24 horas online e abarrotados de emails para responder, informações para pesquisar e ligações para atender, até porque se você tem um celular parece que é obrigação ter que atender “Just in time”.
A sensação é que o tempo esta passando rápido demais, e lidar com a administração do tempo é o grande desafio.
Como estabelecer prioridades e dar conta de todos os papéis que desempenhamos em 24 horas?
1. Falta de organização
Há quem diga que podemos levar até duas horas por dia procurando algo, um sapato, uma roupa, uma chave, um documento, um email. Saiba se organizar e tenha disciplina para manter esta organização.
2. Ter dificuldade em dizer não
Não seja carregador de piano, aquele que assume responsabilidades que sabe que não terá tempo hábil de cumpri-las. Negocie os horários, as urgências. Aprenda a dizer não e dê possibilidades para quem lhe faz a solicitação. Exemplo: Eu não terei condições de atender este seu pedido até às 18h, mas posso lhe entregar até às 12h do dia seguinte. Pode ser? É mais honesto com você e com o solicitante.
3. Centralizar e achar que só você sabe fazer bem feito ou pensar que esta economizando financeiramente
Se você não faz parte da liga da justiça, entre a Mulher Elástico e o Super Homem, então pare para analisar se todas as tarefas que você faz realmente devem ser feitas por você. A maioria das cidades conta com serviços de motoboy, tele-entregas, quituteiras, e outras mães com dificuldade de buscarem seus filhos.
Quantas parcerias podem ser feitas? Quantas coisas podemos comprar prontas e ajudamos o progresso dos empreendedores? Quantas pessoas trabalham com você que poderiam absorver mais responsabilidade ou possuem potencial para serem desenvolvidos? Sempre analise se o que você está fazendo poderia ser feito por outra pessoa e se este tempo que você está se dedicando a tarefa é a melhor coisa que você poderia fazer neste momento.
Algumas dicas práticas para você ser mais produtivo e menos estressado.
1- Planejamento e organização
Comece a planejar o seu dia no dia anterior. Se necessário, coloque um asterisco nas tarefas que você julga que são as mais importantes. Ao agendar alguma reunião ou saída, estime o tempo de duração, assim como o de deslocamento.
Lembre-se de deixar um tempo para os imprevistos.
2- Tenha uma agenda
Anote tudo. Não confie na memória, recebemos uma avalanche de informações e interrupções. Deixe as anotações sempre a vista.
3- (Follow up) Controle
Somente ao concluir a tarefa passe uma caneta grife por cima, ou realce texto se for eletrônica.
Aprenda as ferramentas disponíveis dos eletrônicos, como por exemplo, lembretes, marcadores, TO DO, despertador, etc.
4- Seja objetivo nas ligações telefônicas e nos textos das redes sociais.
5- Tenha Foco
Se precisar terminar um trabalho importante, se você esta pressionado pelo tempo, desligue tudo e todos que possam tirar a sua atenção. Desligue o MSN, Skype, evite procurar algo na internet, onde 5 minutos passam tão rápido que quando você se der conta foi meia hora.
E, principalmente, de um tempo para você não fazer nada. É importante para recuperar as energias, pensar nos seus valores, nos seus sonhos e na quantidade de coisas que você é grato.
Falamos em administrar tempo para sobrar tempo. Para tempo gasto não há devolução, só para tempo desfrutado e produtivo.
Obrigada por ter me presenteado com o seu tempo.
Um forte abraço e muito sucesso.
Fonte: http://ogerente.com.br/rede/gestao-empresarial/organizacao-e-administracao-do-tempo
Não tenho tempo. Esta é a frase mais ouvida nos dias de hoje. Não tenho tempo para estudar, para ir à academia, para brincar com meus filhos, para assumir mais responsabilidades… e por aí vai.
O interessante é que se há 20 anos alguém dissesse que por onde eu fosse eu teria um telefone de bolso para me comunicar, um computador portátil conectado com o mundo, eu, com certeza, teria dito que esta pessoa pertencia ao fã clube dos Jetsons, mas se fosse verdade seria ótimo pois a humanidade ganharia tempo. Ledo engano!
Estamos vivendo a sociedade dos “Sem Tempo”; nem toda a tecnologia conseguiu resolver este problema, pelo contrário, ficamos 24 horas online e abarrotados de emails para responder, informações para pesquisar e ligações para atender, até porque se você tem um celular parece que é obrigação ter que atender “Just in time”.
A sensação é que o tempo esta passando rápido demais, e lidar com a administração do tempo é o grande desafio.
Como estabelecer prioridades e dar conta de todos os papéis que desempenhamos em 24 horas?
1. Falta de organização
Há quem diga que podemos levar até duas horas por dia procurando algo, um sapato, uma roupa, uma chave, um documento, um email. Saiba se organizar e tenha disciplina para manter esta organização.
2. Ter dificuldade em dizer não
Não seja carregador de piano, aquele que assume responsabilidades que sabe que não terá tempo hábil de cumpri-las. Negocie os horários, as urgências. Aprenda a dizer não e dê possibilidades para quem lhe faz a solicitação. Exemplo: Eu não terei condições de atender este seu pedido até às 18h, mas posso lhe entregar até às 12h do dia seguinte. Pode ser? É mais honesto com você e com o solicitante.
3. Centralizar e achar que só você sabe fazer bem feito ou pensar que esta economizando financeiramente
Se você não faz parte da liga da justiça, entre a Mulher Elástico e o Super Homem, então pare para analisar se todas as tarefas que você faz realmente devem ser feitas por você. A maioria das cidades conta com serviços de motoboy, tele-entregas, quituteiras, e outras mães com dificuldade de buscarem seus filhos.
Quantas parcerias podem ser feitas? Quantas coisas podemos comprar prontas e ajudamos o progresso dos empreendedores? Quantas pessoas trabalham com você que poderiam absorver mais responsabilidade ou possuem potencial para serem desenvolvidos? Sempre analise se o que você está fazendo poderia ser feito por outra pessoa e se este tempo que você está se dedicando a tarefa é a melhor coisa que você poderia fazer neste momento.
Algumas dicas práticas para você ser mais produtivo e menos estressado.
1- Planejamento e organização
Comece a planejar o seu dia no dia anterior. Se necessário, coloque um asterisco nas tarefas que você julga que são as mais importantes. Ao agendar alguma reunião ou saída, estime o tempo de duração, assim como o de deslocamento.
Lembre-se de deixar um tempo para os imprevistos.
2- Tenha uma agenda
Anote tudo. Não confie na memória, recebemos uma avalanche de informações e interrupções. Deixe as anotações sempre a vista.
3- (Follow up) Controle
Somente ao concluir a tarefa passe uma caneta grife por cima, ou realce texto se for eletrônica.
Aprenda as ferramentas disponíveis dos eletrônicos, como por exemplo, lembretes, marcadores, TO DO, despertador, etc.
4- Seja objetivo nas ligações telefônicas e nos textos das redes sociais.
5- Tenha Foco
Se precisar terminar um trabalho importante, se você esta pressionado pelo tempo, desligue tudo e todos que possam tirar a sua atenção. Desligue o MSN, Skype, evite procurar algo na internet, onde 5 minutos passam tão rápido que quando você se der conta foi meia hora.
E, principalmente, de um tempo para você não fazer nada. É importante para recuperar as energias, pensar nos seus valores, nos seus sonhos e na quantidade de coisas que você é grato.
Falamos em administrar tempo para sobrar tempo. Para tempo gasto não há devolução, só para tempo desfrutado e produtivo.
Obrigada por ter me presenteado com o seu tempo.
Um forte abraço e muito sucesso.
Fonte: http://ogerente.com.br/rede/gestao-empresarial/organizacao-e-administracao-do-tempo
quarta-feira, setembro 29, 2010
Da Palavra à Ação
Atitude, a magia do fazer bem feito
Autor: Moacir Moura
“Entre o dito e o feito há um grande eito”, diz o dito popular. Culturalmente ainda somos o país de especialistas em diagnósticos, levantamentos para se descobrir demandas e elaboração de mapas estratégicos complexos. Estudos, pesquisas e constatação de realidades que precisam ser mudadas são de vital importância, mas quando ficam dissociados da prática acabam por anestesiar as pessoas, em vez de estimulá-las a buscar soluções efetivas para promover as alterações desejadas.
O mais perto que chegamos da ação é uma reunião onde os sonhos são estratificados em modelos de quatro ou cinco passos. “Sonhar é preciso”, dizem com grande ênfase. Reunião realizada, sonhos devidamente organizados na memória do encontro, as pessoas saem felizes por terem mudada a história de cada um ou da empresa onde trabalham. Sabe aqueles problemas todos? – Não existem mais, entraram para o campo da virtualidade e já não afetarão mais a produtividade, milagrosamente.
Nada contra a reunião, estudos, mapeamentos, consultorias e outros hábitos do mundo corporativo. O que afeta nosso desempenho e posterga a solução para uma data incerta é o efeito anestésico que essa prática causa nos envolvidos. De agentes de soluções que deveriam ser as pessoas passam a imaginar que os problemas desaparecem pelo simples fato de terem sido diagnosticados, selecionados e mapeados em discussões em grupo.
Pesquisadores criativos já provamos ser. Capazes de tomar iniciativas brilhantes também. O que nos falta é a indispensável capacidade de execução, trabalho prático e efetivo com começo, meio e fim. Por melhores e mais brilhantes que sejam nossas iniciativas, precisamos priorizar nossos objetivos e nos habituar a produzir resultados através de um pequeno grande detalhe:
Fazer as coisas acontecerem de fato. Vencer as dificuldades, suplantar os obstáculos, soltar as amarras e colocar o barco para navegar, singrando as águas oceano afora. Criar não requer tanta disciplina, basta informação, conhecimento e paciência para estimular uma boa tempestade de ideias. Enquanto que fazer requer muita disciplina, DNA de empreendedor na veia, capacidade de motivação e paixão por resultados.
Auto-gestão. Escolher o melhor, correr riscos calculados e aglutinar pessoas competentes. Fazer e fazer fazerem o que realmente precisa ser feito. Já e agora, sem deixar para depois. Depois é muito tarde, uma vez que o mercado é extremamente dinâmico e a agilidade é fundamentar para o sucesso de qualquer empreendimento. As empresas estão precisando de:
Fonte: http://ogerente.com/tid/2010/09/resultados-pessoas-competentes/
Autor: Moacir Moura
“Entre o dito e o feito há um grande eito”, diz o dito popular. Culturalmente ainda somos o país de especialistas em diagnósticos, levantamentos para se descobrir demandas e elaboração de mapas estratégicos complexos. Estudos, pesquisas e constatação de realidades que precisam ser mudadas são de vital importância, mas quando ficam dissociados da prática acabam por anestesiar as pessoas, em vez de estimulá-las a buscar soluções efetivas para promover as alterações desejadas.
O mais perto que chegamos da ação é uma reunião onde os sonhos são estratificados em modelos de quatro ou cinco passos. “Sonhar é preciso”, dizem com grande ênfase. Reunião realizada, sonhos devidamente organizados na memória do encontro, as pessoas saem felizes por terem mudada a história de cada um ou da empresa onde trabalham. Sabe aqueles problemas todos? – Não existem mais, entraram para o campo da virtualidade e já não afetarão mais a produtividade, milagrosamente.
Nada contra a reunião, estudos, mapeamentos, consultorias e outros hábitos do mundo corporativo. O que afeta nosso desempenho e posterga a solução para uma data incerta é o efeito anestésico que essa prática causa nos envolvidos. De agentes de soluções que deveriam ser as pessoas passam a imaginar que os problemas desaparecem pelo simples fato de terem sido diagnosticados, selecionados e mapeados em discussões em grupo.
Pesquisadores criativos já provamos ser. Capazes de tomar iniciativas brilhantes também. O que nos falta é a indispensável capacidade de execução, trabalho prático e efetivo com começo, meio e fim. Por melhores e mais brilhantes que sejam nossas iniciativas, precisamos priorizar nossos objetivos e nos habituar a produzir resultados através de um pequeno grande detalhe:
Acabativa
Começar, terminar e implementar as coisas.
Fazer as coisas acontecerem de fato. Vencer as dificuldades, suplantar os obstáculos, soltar as amarras e colocar o barco para navegar, singrando as águas oceano afora. Criar não requer tanta disciplina, basta informação, conhecimento e paciência para estimular uma boa tempestade de ideias. Enquanto que fazer requer muita disciplina, DNA de empreendedor na veia, capacidade de motivação e paixão por resultados.
Auto-gestão. Escolher o melhor, correr riscos calculados e aglutinar pessoas competentes. Fazer e fazer fazerem o que realmente precisa ser feito. Já e agora, sem deixar para depois. Depois é muito tarde, uma vez que o mercado é extremamente dinâmico e a agilidade é fundamentar para o sucesso de qualquer empreendimento. As empresas estão precisando de:
Fazedores competentes, ágeis e comprometidos com resultados eficazes e surpreendentes.
Fonte: http://ogerente.com/tid/2010/09/resultados-pessoas-competentes/
segunda-feira, setembro 27, 2010
Como evitar um gol contra na carreira
Seu pior rival pode ser você. Conheça as formas mais comuns de autossabotagem e livre-se delas
Autor: Renata Avediani
Por mais que um profissional se dedique e seja competente, pequenos deslizes comportamentais podem levá- lo a prejudicar a si mesmo, comprometendo o crescimento profissional. O gol contra na carreira é o tema do livro Pare de Se Sabotar no Trabalho e Ajude os Outros a Fazer o Mesmo (Editora BestSeller), do consultor americano Mark Goulston. "A autossabotagem é o motivo mais comum pelo qual as pessoas colocam em risco a carreira", diz o autor. Por que as pessoas fazem isso? Trata-se de um problema de fundo psicológico, ligado a sentimentos como medo, insegurança e frustração, acumulados ao longo dos anos.
A pessoa acaba levando questões mal resolvidas na família e na escola para o local de trabalho, onde reproduz as situações que viveu quando era mais nova. “Os profissionais que se autossabotam não olham a realidade nua e crua. Eles reagem negativamente, com base nas referências que adquiriram na vida” diz Silvio Celestino, diretor da consultoria Enlevo, de São Paulo. Há, basicamente, dois tipos de reação que levam ao comportamento prejudicial, segundo Mark Goulston, e os dois estão ligados ao medo.
No primeiro, a pessoa reage agressivamente quando se sente ameaçada. No segundo, ela foge. Evitar gol contra na carreira não é tarefa fácil. Além de prestar atenção às suas atitudes, o ideal é pedir ajuda a alguém mais experiente. Se chegar à conclusão de que anda se autossabotando, a recomendação é buscar a ajuda de um coach ou terapeuta. “Quem consegue se afastar disso tem mais sucesso na carreira”, diz Silvio Celestino. Para ajudar você a identificar se este é o seu caso, listamos 26 comportamentos presentes no livro de Mark Goulston. Confira e veja quais são as dicas para se livrar deles. A bola está com você.
Procrastinar. Quem adia tarefas e decisões compromete o desempenho da equipe. A atitude está relacionada ao sentimento de sobrecarga de trabalho.
DICA: peça ajuda. Quanto maior a sobrecarga, menor tende a ser a capacidade de agir e estabelecer prioridades.
Ficar na defensiva. Este é um mal comum, ligado à insegurança ou à arrogância. Causa problemas de relacionamento e prejudica o andamento dos projetos.
DICA: avalie se você fica na defensiva. Ouça seus colegas de trabalho e peça feedback.
Perder tempo. Se você tem a sensação de que trabalha muito, mas no fim do dia é pouco produtivo, vale rever sua rotina. Responder e-mails prontamente, por exemplo, pode ser bom para sua imagem, mas é péssimo para a sua produtividade.
DICA: liste suas prioridades semanais, sempre determinando tempo para cada tarefa. Desligue o aviso de novo e-mail.
Achar-se indispensável. Erro fatal. Líderes assim afastam as pessoas e sofrem para se alinhar ao time.
DICA: faça uma lista das tarefas que competem exclusivamente a você. Delegue todo o resto e acompanhe a execução.
Ser mau ouvinte. Quem não sabe ouvir as pessoas ao redor perde informações importantes para o trabalho ou negócio e acaba tendo um desempenho ruim.
DICA: converse olhando nos olhos. Isso mostra interesse. Fique atento aos seguintes pontos: o que a pessoa quer dizer? Qual é a razão da conversa? O que ela espera de você? Confirme que a comunicação foi eficiente e todos os lados estão alinhados.
Inventar desculpas. Seu chefe não quer saber por que você errou, mas o que fará para sanar o problema e consertar o estrago. Inventar desculpas faz você parecer imaturo e despreparado.
DICA: errar não tem nada a ver com castigo e punição, mas sim com oportunidades de aprendizado. Assuma os seus fracassos o quanto antes e, de preferência, desenvolva um plano para reverter a situação.
Insistir em um emprego. Desperdiçar tempo em um trabalho que você detesta pode enterrar sua carreira. Isso costuma acontecer por falta de um plano B ou por medo de correr riscos.
DICA: determine um prazo para encontrar motivação em seu trabalho atual. Se as coisas realmente não melhorarem, comece a buscar uma nova colocação.
Não delegar. Além da desconfiança na capacidade dos outros, nessa atitude está em jogo o medo de que alguém faça o trabalho melhor que você.
DICA: mantenha pessoas em quem confie na equipe. Caso não estejam 100% preparadas, organize seu tempo para ensiná-las.
Ter medo de aprender coisas novas. Não sofra por antecipação. Quanto mais você se preocupar com uma mudança, mais difícil ela será.
DICA: lembre de situações em que aprendeu algo novo e avalie que benefícios esse conhecimento trouxe para sua carreira.
Ser sincero demais. Antes de dizer o que pensa, avalie se o objetivo do comentário é contribuir com a discussão.
DICA: se o comentário não tiver um propósito definido, fique quieto. Se for realmente importante, avalie se é o momento mais adequado.
Burlar as regras. Se há alguma regra com a qual você não concorda, tente negociá-la com as pessoas envolvidas.
DICA: se não for possível, a única saída é permanecer na linha. Mas não descumpra a lei.
Estar despreparado. No dia-a-dia, reserve ao menos 30 minutos antes de uma apresentação ou reunião para estruturar seus pensamentos.
DICA: opte pela prevenção. Crie um plano com cronograma, atividades e áreas em que precisa se preparar melhor.
Não saber perdoar. A mágoa leva as pessoas a se fechar ao diálogo, o que gera caos no ambiente de trabalho.
DICA: quando algo o decepcionar, chame as pessoas envolvidas para uma conversa assim que a situação acalmar. Diga como se sente e ouça o outro lado da história.
Entrar em pânico. Perder o controle da situação apenas faz com que o profissional se angustie mais. Pior, ele pode acreditar nas próprias teorias, por exemplo, de demissão, colocando tudo a perder.
DICA: autocontrole é o segredo. Se não conseguir desviar sua atenção do assunto e tocar a vida numa boa, procure reunir informações e pensar objetivamente sobre elas.
Não ter autodisciplina. Forma silenciosa de autossabotagem, que vai causando pequenos transtornos no dia-a-dia até criar grandes problemas.
DICA: procure estabelecer uma rotina. Conte aos outros que pretende mudar, o que fará para isso e veja se elas concordam. Tão importante quanto melhorar na prática é mudar sua fama também.
Desistir facilmente. É um tipo de autossabotagem ligado a assumir responsabilidades. Ele pode levar você a perder boas oportunidades de carreira.
DICA: seja mais resistente e, antes de desistir, certifique-se de que já não há mais nada a fazer: seja um projeto, uma negociação, seja um contrato com um cliente ou fornecedor.
Agradar a todos. Forçar a barra para que as pessoas gostem de você é fatal. Se suas opiniões forem discordantes, ceder para não parecer do contra vai soar artificial e afetar sua credibilidade.
DICA: não dá para agradar a todos. Seja fiel às suas convicções, sem deixar de considerar a opinião de terceiros.
Reagir mal a um “não”. Ninguém gosta de receber uma negativa, mas reagir agressivamente é gol contra na certa.
DICA: avalie a situação com calma, procure os aspectos positivos. Peça um tempo. Só depois expresse suas opinião.
Ter medo de demitir os outros. Um dos papéis do líder é motivar a equipe a trazer resultados. Nada de culpa, portanto, para demitir quem não se encaixa.
DICA: na hora de comunicar a demissão, procure ser claro quanto aos seus motivos. Além de ajudar o profissional desligado a se recolocar, você evitará boatos entre os que ficam.
Confundir um desabafo com críticas duras. Não acumule sentimentos para soltá-los todos de uma só vez.
DICA: quando for falar, evite palavras rudes, porque, além de magoar, podem fazer com que a pessoa ache que você está errado.
Ser impulsivo. Falha muito conhecida e comum de autocontrole.
DICA: evite reagir de imediato. Assim, terá mais tempo para estruturar seu pensamento.
Concentrar-se nos pontos fracos. É importante reconhecer as limitações para tentar melhorar.
DICA: procure também identificar os pontos fortes, para melhorar sua autoconfiança.
Frustrar-se. Tome cuidado para não assumir o papel de vítima.
DICA: avalie se não está com as expectativas altas demais. Tenha uma conversa franca com quem o frustrou.
Sentir-se culpado. Para liderar, às vezes é preciso tomar decisões que desagradam as pessoas. O cuidado de não se deixar corroer pela culpa diferencia os bons dos maus líderes.
DICA: quando se sentir culpado, questione-se sobre suas responsabilidades e a das pessoas envolvidas, se as expectativas delas em relação a você são válidas e o que o faria sentir-se melhor.
Ter a sensibilidade à flor da pele. Sabotagem relacionada à carência.
DICA: avalie as situações em que isso fica mais evidente e defina limites para não levar tudo ao extremo.
Não aprender com os erros. Ao admitir para você mesmo que todo mundo erra, fica mais fácil aceitar seus deslizes e tirar proveito deles.
DICA: se errar, pergunte-se o que faria de diferente se pudesse voltar atrás e a que sinais ficar atento para não errar novamente.
Fonte: http://vocesa.abril.com.br/desenvolva-sua-carreira/materia/como-evitar-gol-carreira-482465.shtml#
Autor: Renata Avediani
Por mais que um profissional se dedique e seja competente, pequenos deslizes comportamentais podem levá- lo a prejudicar a si mesmo, comprometendo o crescimento profissional. O gol contra na carreira é o tema do livro Pare de Se Sabotar no Trabalho e Ajude os Outros a Fazer o Mesmo (Editora BestSeller), do consultor americano Mark Goulston. "A autossabotagem é o motivo mais comum pelo qual as pessoas colocam em risco a carreira", diz o autor. Por que as pessoas fazem isso? Trata-se de um problema de fundo psicológico, ligado a sentimentos como medo, insegurança e frustração, acumulados ao longo dos anos.
A pessoa acaba levando questões mal resolvidas na família e na escola para o local de trabalho, onde reproduz as situações que viveu quando era mais nova. “Os profissionais que se autossabotam não olham a realidade nua e crua. Eles reagem negativamente, com base nas referências que adquiriram na vida” diz Silvio Celestino, diretor da consultoria Enlevo, de São Paulo. Há, basicamente, dois tipos de reação que levam ao comportamento prejudicial, segundo Mark Goulston, e os dois estão ligados ao medo.
No primeiro, a pessoa reage agressivamente quando se sente ameaçada. No segundo, ela foge. Evitar gol contra na carreira não é tarefa fácil. Além de prestar atenção às suas atitudes, o ideal é pedir ajuda a alguém mais experiente. Se chegar à conclusão de que anda se autossabotando, a recomendação é buscar a ajuda de um coach ou terapeuta. “Quem consegue se afastar disso tem mais sucesso na carreira”, diz Silvio Celestino. Para ajudar você a identificar se este é o seu caso, listamos 26 comportamentos presentes no livro de Mark Goulston. Confira e veja quais são as dicas para se livrar deles. A bola está com você.
Procrastinar. Quem adia tarefas e decisões compromete o desempenho da equipe. A atitude está relacionada ao sentimento de sobrecarga de trabalho.
DICA: peça ajuda. Quanto maior a sobrecarga, menor tende a ser a capacidade de agir e estabelecer prioridades.
Ficar na defensiva. Este é um mal comum, ligado à insegurança ou à arrogância. Causa problemas de relacionamento e prejudica o andamento dos projetos.
DICA: avalie se você fica na defensiva. Ouça seus colegas de trabalho e peça feedback.
Perder tempo. Se você tem a sensação de que trabalha muito, mas no fim do dia é pouco produtivo, vale rever sua rotina. Responder e-mails prontamente, por exemplo, pode ser bom para sua imagem, mas é péssimo para a sua produtividade.
DICA: liste suas prioridades semanais, sempre determinando tempo para cada tarefa. Desligue o aviso de novo e-mail.
Achar-se indispensável. Erro fatal. Líderes assim afastam as pessoas e sofrem para se alinhar ao time.
DICA: faça uma lista das tarefas que competem exclusivamente a você. Delegue todo o resto e acompanhe a execução.
Ser mau ouvinte. Quem não sabe ouvir as pessoas ao redor perde informações importantes para o trabalho ou negócio e acaba tendo um desempenho ruim.
DICA: converse olhando nos olhos. Isso mostra interesse. Fique atento aos seguintes pontos: o que a pessoa quer dizer? Qual é a razão da conversa? O que ela espera de você? Confirme que a comunicação foi eficiente e todos os lados estão alinhados.
Inventar desculpas. Seu chefe não quer saber por que você errou, mas o que fará para sanar o problema e consertar o estrago. Inventar desculpas faz você parecer imaturo e despreparado.
DICA: errar não tem nada a ver com castigo e punição, mas sim com oportunidades de aprendizado. Assuma os seus fracassos o quanto antes e, de preferência, desenvolva um plano para reverter a situação.
Insistir em um emprego. Desperdiçar tempo em um trabalho que você detesta pode enterrar sua carreira. Isso costuma acontecer por falta de um plano B ou por medo de correr riscos.
DICA: determine um prazo para encontrar motivação em seu trabalho atual. Se as coisas realmente não melhorarem, comece a buscar uma nova colocação.
Não delegar. Além da desconfiança na capacidade dos outros, nessa atitude está em jogo o medo de que alguém faça o trabalho melhor que você.
DICA: mantenha pessoas em quem confie na equipe. Caso não estejam 100% preparadas, organize seu tempo para ensiná-las.
Ter medo de aprender coisas novas. Não sofra por antecipação. Quanto mais você se preocupar com uma mudança, mais difícil ela será.
DICA: lembre de situações em que aprendeu algo novo e avalie que benefícios esse conhecimento trouxe para sua carreira.
Ser sincero demais. Antes de dizer o que pensa, avalie se o objetivo do comentário é contribuir com a discussão.
DICA: se o comentário não tiver um propósito definido, fique quieto. Se for realmente importante, avalie se é o momento mais adequado.
Burlar as regras. Se há alguma regra com a qual você não concorda, tente negociá-la com as pessoas envolvidas.
DICA: se não for possível, a única saída é permanecer na linha. Mas não descumpra a lei.
Estar despreparado. No dia-a-dia, reserve ao menos 30 minutos antes de uma apresentação ou reunião para estruturar seus pensamentos.
DICA: opte pela prevenção. Crie um plano com cronograma, atividades e áreas em que precisa se preparar melhor.
Não saber perdoar. A mágoa leva as pessoas a se fechar ao diálogo, o que gera caos no ambiente de trabalho.
DICA: quando algo o decepcionar, chame as pessoas envolvidas para uma conversa assim que a situação acalmar. Diga como se sente e ouça o outro lado da história.
Entrar em pânico. Perder o controle da situação apenas faz com que o profissional se angustie mais. Pior, ele pode acreditar nas próprias teorias, por exemplo, de demissão, colocando tudo a perder.
DICA: autocontrole é o segredo. Se não conseguir desviar sua atenção do assunto e tocar a vida numa boa, procure reunir informações e pensar objetivamente sobre elas.
Não ter autodisciplina. Forma silenciosa de autossabotagem, que vai causando pequenos transtornos no dia-a-dia até criar grandes problemas.
DICA: procure estabelecer uma rotina. Conte aos outros que pretende mudar, o que fará para isso e veja se elas concordam. Tão importante quanto melhorar na prática é mudar sua fama também.
Desistir facilmente. É um tipo de autossabotagem ligado a assumir responsabilidades. Ele pode levar você a perder boas oportunidades de carreira.
DICA: seja mais resistente e, antes de desistir, certifique-se de que já não há mais nada a fazer: seja um projeto, uma negociação, seja um contrato com um cliente ou fornecedor.
Agradar a todos. Forçar a barra para que as pessoas gostem de você é fatal. Se suas opiniões forem discordantes, ceder para não parecer do contra vai soar artificial e afetar sua credibilidade.
DICA: não dá para agradar a todos. Seja fiel às suas convicções, sem deixar de considerar a opinião de terceiros.
Reagir mal a um “não”. Ninguém gosta de receber uma negativa, mas reagir agressivamente é gol contra na certa.
DICA: avalie a situação com calma, procure os aspectos positivos. Peça um tempo. Só depois expresse suas opinião.
Ter medo de demitir os outros. Um dos papéis do líder é motivar a equipe a trazer resultados. Nada de culpa, portanto, para demitir quem não se encaixa.
DICA: na hora de comunicar a demissão, procure ser claro quanto aos seus motivos. Além de ajudar o profissional desligado a se recolocar, você evitará boatos entre os que ficam.
Confundir um desabafo com críticas duras. Não acumule sentimentos para soltá-los todos de uma só vez.
DICA: quando for falar, evite palavras rudes, porque, além de magoar, podem fazer com que a pessoa ache que você está errado.
Ser impulsivo. Falha muito conhecida e comum de autocontrole.
DICA: evite reagir de imediato. Assim, terá mais tempo para estruturar seu pensamento.
Concentrar-se nos pontos fracos. É importante reconhecer as limitações para tentar melhorar.
DICA: procure também identificar os pontos fortes, para melhorar sua autoconfiança.
Frustrar-se. Tome cuidado para não assumir o papel de vítima.
DICA: avalie se não está com as expectativas altas demais. Tenha uma conversa franca com quem o frustrou.
Sentir-se culpado. Para liderar, às vezes é preciso tomar decisões que desagradam as pessoas. O cuidado de não se deixar corroer pela culpa diferencia os bons dos maus líderes.
DICA: quando se sentir culpado, questione-se sobre suas responsabilidades e a das pessoas envolvidas, se as expectativas delas em relação a você são válidas e o que o faria sentir-se melhor.
Ter a sensibilidade à flor da pele. Sabotagem relacionada à carência.
DICA: avalie as situações em que isso fica mais evidente e defina limites para não levar tudo ao extremo.
Não aprender com os erros. Ao admitir para você mesmo que todo mundo erra, fica mais fácil aceitar seus deslizes e tirar proveito deles.
DICA: se errar, pergunte-se o que faria de diferente se pudesse voltar atrás e a que sinais ficar atento para não errar novamente.
Fonte: http://vocesa.abril.com.br/desenvolva-sua-carreira/materia/como-evitar-gol-carreira-482465.shtml#
segunda-feira, março 08, 2010
Dicas simples para reuniões mais produtivas
As reuniões são os eventos que nos tomam muito tempo no dia-a-dia, muitas as vezes pela falta de planejamento ou ausência de um objetivo claro a ser alcançado. Com isso muitas pessoas as vezes são convocadas sem necessidade e os temas se estendem muito e qual o resultado? As vezes muito tempo para pouco resultado! Segue abaixo um texto do site efetividade.net sobre o como tornar as reuniões mais produtivas. Boa leitura!
Autor: Augusto Campos
Reuniões são inevitáveis, seja no ambiente corporativo, acadêmico ou mesmo no doméstico. O grupo de estudos precisa definir como realizará o projeto de pesquisas, o departamento de pesquisa vai definir como aplicar seu orçamento para os próximos 6 meses, e o condomínio quer saber se é mais prioritário impermeabilizar o teto das garagens ou instalar câmeras nos acessos do prédio. Qual a solução tradicional? Reunir os interessados, ouvir a todos e tomar decisões sobre o que fazer.
Mas uma reunião mal planejada ou conduzida perde muito de sua eficácia. Os passos para garantir uma reunião que produz resultados são simples e óbvios, mas muitas vezes acabam ficando de lado. Veja abaixo as dicas do efetividade.net para realizar boas reuniões, e tente colocá-las em prática – ou influenciar outras pessoas para que o façam. Os demais participantes agradecem!
E se você tem dicas adicionais, compartilhe-as conosco nos comentários!
Fonte: www.efetividade.net
Autor: Augusto Campos
Reuniões são inevitáveis, seja no ambiente corporativo, acadêmico ou mesmo no doméstico. O grupo de estudos precisa definir como realizará o projeto de pesquisas, o departamento de pesquisa vai definir como aplicar seu orçamento para os próximos 6 meses, e o condomínio quer saber se é mais prioritário impermeabilizar o teto das garagens ou instalar câmeras nos acessos do prédio. Qual a solução tradicional? Reunir os interessados, ouvir a todos e tomar decisões sobre o que fazer.
Mas uma reunião mal planejada ou conduzida perde muito de sua eficácia. Os passos para garantir uma reunião que produz resultados são simples e óbvios, mas muitas vezes acabam ficando de lado. Veja abaixo as dicas do efetividade.net para realizar boas reuniões, e tente colocá-las em prática – ou influenciar outras pessoas para que o façam. Os demais participantes agradecem!
E se você tem dicas adicionais, compartilhe-as conosco nos comentários!
- Tenha um tema bem definido. Registre-o, juntamente com os tópicos, em uma pauta – mesmo que simples e resumida. Divulgue-a com antecedência aos que deverão estar presentes e aos demais interessados.
- Marque com antecedência. Ao divulgar, informe todos os participantes sobre o tema e pauta da reunião, e sobre quem mais estará presente, para que possam chegar preparados com dados e idéias. A antecedência necessária depende do tema e contexto: às vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras vezes 48h pode ser pouco. Mas reuniões marcadas com 5 minutos de antecedência não produzirão decisões tão eficientes quanto as marcadas com tempo suficiente para os participantes reunirem e atualizarem informações.
- Defina horário e duração. E não exceda a duração definida, a não ser que seja de comum acordo.
- Lide com participantes temporários. Se você tem uma pauta bem definida, pode dispensar os participantes que foram chamados apenas para um ponto específico dela, assim que este ponto for tratado. Deixe isto claro desde o princípio.
- Não chame “todo mundo”. Pessoas que você gostaria que participassem da reunião apenas para que estejam informados, ou para o caso de terem alguma opinião, em geral podem fazê-lo apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata. Uma reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser produtiva – mas envolva não apenas os tomadores de decisão: chame também as pessoas que são capazes de resolver os problemas.
- Defina um secretário. Um dos participantes da reunião deve ficar encarregado de acompanhar os pontos da pauta, para certificar-se de que serão todos discutidos, tomar notas sobre as decisões relacionadas e gerar uma ata sumarizando-as – imediatamente após a reunião. Antes de encerrar a reunião, o secretário deve ter 5 minutos para ler suas anotações sobre as decisões tomadas, para certificar-se de que estão todos de acordo. O ideal é haver um mecanismo definido sobre a forma de divulgar esta ata: todos precisam assinar, ou apenas a autoridade responsável pela reunião? É um documento público ou não? Quanto mais firme for esta política, mais automática será a difusão das informações da reunião. Como um bônus adicional, o secretário pode ficar encarregado de fazer a pauta avançar ao perceber que está sendo dedicado muito tempo a algum problema secundário.
- Tenha uma política clara quanto a atender telefonemas durante a reunião. Nem sempre é possível evitar todas as chamadas, mas procure definir uma etiqueta própria, em que as chamadas atendidas sejam sempre abreviadas. Não deixe o celular levar vantagem: privilegie as pessoas que abriram mão de suas demais atividades para estar fisicamente reunidas com você.
- “Pule” as discussões operacionais. Assim que for decidido “o que” fazer, a tendência é que as pessoas ou áreas diretamente envolvidas queiram discutir imediatamente “como” fazer – mas isto tende a não afetar imediatamente a todos os presentes. Faça com que marquem imediatamente uma reunião entre eles diretamente, e prossiga com sua pauta original.
- Não permita que o debate seja monopolizado ou polarizado. Garanta o livre fluxo de manifestações e opiniões: se necessário, interfira para garantir voz e vez a todos.
- Gere decisões efetivas. A reunião não deve definir apenas “o que” fazer, mas também qual o próximo passo, e quem entre os presentes será o responsável por ele.
- Permita a discussão de itens que não estavam na pauta original. Mas apenas no final da reunião, após encerrar todos os temas originalmente agendados.
- Tema da reunião
- Motivo da sua realização
- Data, horário, duração prevista e local
- Quem a conduzirá (se for o caso) e quem estará presente
- tópicos agendados
- Tema da reunião
- Motivo da sua realização
- Data, horário, duração e local em que se realizou
- Quem a conduziu (se for o caso) e quem esteve presente
- Tópicos discutidos e decisões tomadas
- Para cada decisão registrada, idealmente deve constar qual será a próxima ação e quem entre os presentes é o responsável
Fonte: www.efetividade.net
Dicas para começar e terminar reuniões na hora marcada
As reuniões são os eventos que nos tomam muito tempo no dia-a-dia, muitas as vezes pela falta de planejamento ou ausência de um objetivo claro a ser alcançado. Com isso muitas pessoas as vezes são convocadas sem necessidade e os temas se estendem muito e qual o resultado? As vezes muito tempo para pouco resultado! Segue abaixo um texto do site efetividade.net sobre o planejamento de reuniões. Boa leitura!
Autor: Augusto Campos
Manter os horários marcados nem sempre é possível, mas você pode e deve transformar isto em uma meta da sua equipe com estas 10 técnicas simples.
Quando uma reunião atrasa para começar, as pessoas que chegaram na hora estão perdendo seu tempo. E se ela se prolonga além do horário marcado, todos os presentes ficam prejudicados em seus outros compromissos.
As dicas a seguir podem ajudar você a aumentar a produtividade da sua equipe, no que diz respeito a reuniões internas. Aplique as que puder, e comente sobre as que não são possíveis na sua organização, ou sobre alguma dica adicional que você tenha empregado com sucesso.
Fonte: http://www.efetividade.net
Autor: Augusto Campos
Manter os horários marcados nem sempre é possível, mas você pode e deve transformar isto em uma meta da sua equipe com estas 10 técnicas simples.
Quando uma reunião atrasa para começar, as pessoas que chegaram na hora estão perdendo seu tempo. E se ela se prolonga além do horário marcado, todos os presentes ficam prejudicados em seus outros compromissos.
As dicas a seguir podem ajudar você a aumentar a produtividade da sua equipe, no que diz respeito a reuniões internas. Aplique as que puder, e comente sobre as que não são possíveis na sua organização, ou sobre alguma dica adicional que você tenha empregado com sucesso.
- Só realize reuniões relevantes: nada de “cumprir tabela”, nem de chamar a equipe inteira para um assunto que poderia ser resolvido em um grupo de 3 pessoas, com as decisões comunicadas posteriormente. Se o assunto for relevante, as pessoas se sentirão motivadas a estar presentes na hora certa e pelo tempo necessário.
- Sempre agende a reunião com antecedência, marcando horário de início e término: para quem já tem este hábito, parece óbvio. Mas quem nunca foi chamado para uma reunião em cima da hora, ou não teve de sair de uma reunião porque foi chamado em outra reunião que não foi agendada previamente? Urgências são urgências, mas deixar de planejar e acertar as datas e horários é um desrespeito pelo tempo alheio e pela produtividade do grupo.
- Peça ao secretário do grupo para controlar o relógio e anunciar os horários-chave: Scott Berkun, autor do livro The Art of Project Management, sugere que devem ser anunciados 3 momentos-chave para os participantes da reunião: quando ela completa seus primeiros 20 (ou 15) minutos, para que as pessoas percebam que já chega de introduções e preliminares; quando falta 15 minutos para o horário previsto para seu término, para que as discussões finais (ou de fechamento) se iniciem; e quando faltam 5 minutos para o término, para que se inicie a revisão do que foi decidido, próximos passos e quem é o responsável por o que. Se tiver como, combine com o secretário para tentar fazer a reunião terminar formalmente 5 minutos antes do previsto.
- Procure não chamar “figurões” para reuniões operacionais: Se você convidar o vice-presidente ou o representante regional, a reunião passa a ser um Evento, sua data e horário estarão sujeitos a alterações devido à conveniência do convidado VIP, e a reunião só começará quando ele chegar e fizer a sua abertura. Não misture as coisas, reuniões da equipe devem ser diretas, simples e sem a presença da realeza.
- Faça sua parte como o responsável pela reunião:
- Prepare a pauta/temário e divulgue-a já no momento em que fizer o agendamento.
- Coloque a pauta em um flip chart ou quadro na sala de reuniões, e vá marcando os pontos discutidos e a conclusão sobre eles (o que será feito, por quem e quando).
- Use sua autoridade para impedir que algum dos participantes monopolize o tempo ou desvie a atenção de alguns dos participantes formando um subgrupo.
- Use sua autoridade para fazer com que questões secundárias ou externas à pauta sejam resolvidas fora da reunião. Ofereça-se para agendar nova reunião sobre estes temas, se for o caso.
- Faça com que a sala de reuniões esteja disponível e pronta no horário agendado.
- Chegue no horário certo, e respeite o horário de término!
Fonte: http://www.efetividade.net
terça-feira, setembro 01, 2009
Perguntas Objetivas + Respostas Claras = Comunicação Eficiente
A maioria dos projetos é uma salada de personagens e interesses. Alguns apóiam o projeto, outros o rejeitam. Alguns entendem que a metodologia pode trazer produtividade e controle, enquanto outros a consideram burocracia desnecessária. Há ainda aqueles que terão vários benefícios com o produto do projeto, e outros que serão afetados negativamente.
Neste contexto, a comunicação é um fator essencial para obter melhores resultados e prosseguir com o projeto sem maiores tropeços.
O Gerente de Projeto deve ter objetividade em sua comunicação. O fato é que nem sempre a informação que ele precisa chegará de forma direta e clara. Para isto, sugiro o seguinte:
1) Faça perguntas difíceis. É muito confortável fazer uma reunião na qual não há questionamentos… mas também totalmente inútil. O bom Gerente de Projeto sabe fazer as perguntas difíceis, que realmente trazem à tona a situação das atividades, expõem riscos e tiram a equipe da zona de conforto. A sensação falsa de controle é um dos maiores problemas que o Gerente pode encontrar.
2) Não aceite respostas incompletas. Não é difícil perceber quando você está sendo enrolado. Insista até obter informações claras (com as perguntas difíceis) e mostre que não está para brincadeiras.
3) Formalize o necessário. Ninguém gosta de usar seu tempo escrevendo e-mails e relatórios, mas estes são necessários. É responsabilidade do Gerente de Projeto definir um Plano de Comunicação que permita o mínimo possível de formalidade sem perder o registro das informações importantes do projeto. Lembre-se que a informação bem documentada aumenta a responsabilidade dos envolvidos.
4) Saiba quem é quem. A análise dos stakeholders é uma ferramenta importante para preparar sua comunicação. Quando você sabe quem se encaixa em cada um dos perfis que descrevi no primeiro parágrafo deste artigo, conseguirá adaptar sua comunicação para obter o melhor de cada um.
5) Dê seguimento. Em inglês existe o termo “head fake”, que é aquela situação na qual se discute algo em uma reunião, todos concordam balançando a cabeça, mas depois da reunião é como se nada tivesse acontecido. Acho que todos sabem do que estou falando. Quando o Gerente de Projeto dá seguimento estrito a todas as decisões e atividades do projeto, a equipe entenderá que terá que ser responsável por suas ações e atitudes.
6) Dê o Exemplo. Mesmo que não tenha autoridade formal sobre a equipe (acontece em muitas empresas), o Gerente de Projeto deve assumir uma posição de liderança em relação às boas práticas em projetos. A velha frase “Em casa de ferreiro o espeto é de pau” não se aplica nesta situação. Ao mostrar um nível de controle e produtividade avançados, o Gerente de Projeto mostrará à equipe os benefícios de seguir a metodologia e se comunicar abertamente.
Para finalizar, uma recomendação geral: especialmente no Brasil, ainda há o costume de não dizer exatamente o que pensamos, seja por medo da reação, seja para não ferir os sentimentos do outro ou até porque é mais fácil evitar qualquer tipo de conflito (mesmo o conflito construtivo). Mesmo que isto tenha uma base cultural, temos que adquirir gradualmente o costume da comunicação aberta e objetiva (nos negócios!). Os benefícios serão para todos os envolvidos na comunicação.
Fonte: ogerente.com
Autor: Luiz de Paiva
sexta-feira, maio 08, 2009
Reunião diária: um mecanismo de cobrança
Hoje estava os e-mail do grupo [scrum-brasil] e encontrei um post de um blog muito interresante e com uma visão prática e direta sobre a reunião diária.Também utilizo esta reunião como um mecanismo de cobrança e para manter o comprometimento da equipe, é um ótimo momento.
Abaixo o texto escrito por "Rodrigo Yoshima" em seu blog
[ Quando publiquei o artigo Product Owner: um desgraçado ganancioso a minha intenção foi quebrar uma visão errada que o mercado tem a respeito de Scrum e Agile em geral. Muitas pessoas que converso em clientes, eventos e listas de discussão tem uma visão muito romântica a respeito do Scrum. Muitas delas entraram em choque ao ler esse artigo que diz que o Product Owner é um cara que só pensa em dinheiro.
As pessoas tendem a achar que tudo no Scrum é romântico, não tem nada te pressionando, a colaboração é linda, o Product Owner é paciente, as coisas fluem naturalmente, o ScrumMaster é um líder terno e querido, é só colar post-its no quadro, entregar iterações, entrar em débito técnico, comer pipoca nos plannings e viver feliz para sempre.
Infelizmente o Scrum não é assim. Nós precisamos entregar o projeto! Eu sei que muitos CSMs, CSPs, CSTs, vão querer me queimar na fogueira da $crum Alliance com o que vou dizer agora, e vou deixar bem claro aqui: a Reunião Diária do Scrum é o melhor mecanismo de cobrança que existe.
Quando tive os primeiros contatos com Scrum em 2005 (e antes disso eu aplicava as práticas iterativas de gerenciamento de projetos do RUP), eu estava trabalhando num projeto internacional que seria implantado em mais de mil hospitais no Japão*. O primeiro projeto de nove dígitos a gente nunca esquece. O projeto estava indo bem com as práticas do RUP, porém, sabe como é uma criança com um brinquedo novo? Eu estava doido para aplicar o Scrum e a transição foi bem tranquila (a equipe era sênior). Nessa virada, tomei uma das decisões mais sábias da minha carreira: eu deleguei o papel de ScrumMaster para outra pessoa. Eu atuei como um membro da equipe.
Tomei essa decisão de não ser ScrumMaster porque vejo que muitas práticas que descem da gestão na maioria das vezes não fazem sentido para as equipes. Eu quis provar o Scrum sob todos os aspectos. Atuar como membro da equipe antes de atuar como ScrumMaster foi uma experiência valiosa. Um ScrumMaster jamais será um bom ScrumMaster se ele nunca atuou como membro da equipe num projeto Scrum.
Nos primeiros dias eu ví que as reuniões diárias mostravam uma coisa claramente: me faltava FOCO na execução das tarefas. Eu era arquiteto, e muitas vezes não cumpria as tarefas do projeto simplesmente porque estava correndo atrás de algum capricho arquitetural ou perdia o dia lendo mails e fazendo coisas na Internet. Quando eu via que estava “viajando” demais, eu lembrava que às 15:00hs teria a reunião diária, e eu não havia cumprido a tarefa sob minha responsabilidade. Eu me sentia cobrado porque a reunião diária estava se aproximando e eu não tinha trabalho nenhum para mostrar para os outros membros da equipe.
Vocês se lembram das perguntas da reunião diária:
1. O que você fez desde a última reunião diária?
2. O que você pretende fazer até a próxima reunião diária?
3. Tem alguma coisa impedindo o seu trabalho?
Nas perguntas 1 e 2 a equipe não está se reportando ao ScrumMaster! Nessas perguntas a equipe está se reportando para ela mesma de forma auto-gerenciável. E sabe o que é interessante? O comprometimento da equipe é maior com a própria equipe do que com os níveis hierárquicos superiores. Quando você está falando o que você fez para a própria equipe você sabe que eles estão no mesmo barco que você. Não há razões para constrangimentos, dissimulações e conflitos.
É muito fácil enganar um gerente de projeto que passa com um Gantt Chart perguntando “- Já terminou a tarefa? Quantos porcento ainda falta?”. Agora, não é tão fácil assim enganar os membros da própria equipe… Eles passaram o dia todo com você. Não adianta você falar que não cumpriu a tarefa porque teve problemas com o RichFaces, pois os outros membros viram que você ficou a manhã inteira procurando seu carro novo na Webmotors. Não adianta você falar que não conseguiu falar com o usuário - a equipe viu que você ficou discutindo sobre repositorios no GUJ. Não adianta reclamar que o build demora - a equipe sabe que você ficou rodando os testes só para conversar com aquela loirinha do projeto ao lado.
A reunião diária está chegando, então, mostre serviço! Por mais romântico que você queira ser com o Scrum e com a auto-organização/gestão, por debaixo dos panos o Scrum tem mecanismos de cobrança, e são mecanismos muito melhores que um gerente de projeto perguntando “percentuais de conclusão”.
* Sei que você arquiteto de plantão deve estar doido para saber como era esse projeto do Japão por dentro. Vamos lá: Usamos Domain-Driven Design, cliente Swing, JBoss e EJB3/JPA/Hibernate no servidor, integração via XML-RPC - o troço tinha que escalar. Conseguimos suportar 80 transações simultâneas numa máquina com 2 processadores (o objetivo do projeto era suportar 1.000 prescrições médicas por minuto). O maior desafio era a usabilidade: japonês gosta muito de telas TouchScreen (por isso que os botões são grandes). Outras características: segurança biométrica, assinatura eletrônica de documentos, integração com máquinas de diagnóstico por imagem e quando você ligava o japonês não dava nem pra navegar na aplicação, só decorando os labels. Foi um dos projetos mais interessantes que participei. ]
Espero que tenha gostado.
Um abraço,
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