Tarefa do Gerente: Revisão Contínua de Processo

Autor: Alex Trindade http://ideiasparagerentes.blogspot.com/

A correria do dia-a-dia é capaz de cegar o gerente. Pare um pouco e avalie as rotinas que são executadas no seu setor ou na sua área. Essa avaliação deve ser criteriosa e rigorosa, com um olhar crítico para constatar o que pode ser melhorado ou eliminado.

O gerente tem que fazer quatro perguntas:

1º. TODAS AS ETAPAS DAS ATIVIDADES SÃO ESSENCIAIS? – Observe se é necessário continuar digitando algum dado que nunca foi ou será utilizado na empresa. Tal obrigatoriedade apenas aumenta o trabalho de digitação.

Às vezes para finalizar um processo são extraídas dezenas de cópias para compor o processo, mas ninguém terá o trabalho de ler o documento que foi anexado. Isso apenas contribuiu para os gastos com cópias e perda de tempo. Sem contar que o acesso de documentos representa excesso de arquivos, pastas, etc.

Tem Empresa que torna o processo extremamente burocrático. Será que para comprar uma caneta é necessário o visto de uma dezena de pessoas de várias áreas?
Outro ponto que deve ser avaliado é a elaboração de relatório. Não podemos perder tempo com relatório que não agregará nada na tomada de decisão. Muitos elaboram relatórios apenas por vaidade ou simplesmente estão fabricando serviço para dar importância à sua área.

Muitos gerentes pecam no excesso de controle. Uma avaliação rigorosa mostrará a real necessidade de mantê-los.

2º. AS REGRAS PODEM SER ALTERADAS? – As regras em uma Empresa não podem ser encaradas como eternas. Elas são importantes para que todos tenham disciplina e tenham um norte, mas o gerente não pode ser escravo de uma regra. Se for necessário alterar a regra para beneficiar a Empresa, mude !

3º. CONSIGO REDUZIR AS QUANTIDADES? – Em muitos locais de trabalho, o serviço é medido por quantidades. O gerente tem que fazer uma revisão constante do processo para avaliar a possibilidade de redução. Por exemplo: o excesso de ligações, de papéis, e-mails, notas fiscais, de material desperdiçado, etc., atrapalha a execução do serviço da sua equipe? Descubra o fato gerador das ligações e reduza.

4º. É POSSÍVEL SIMPLIFICAR? – Enfim, simplifique tudo. Não perca tempo com processos burocráticos, morosos, que só trazem mais gastos. Simplifique tudo.

Portanto, é fundamental que o gerente avalie se há várias atividades que são executadas, mas que não agregam nada ao resultado final do trabalho, ao produto, à Empresa e, principalmente, aos interesses dos acionistas.


Fonte: http://ogerente.com.br/rede/gestao-empresarial/gerente-da-empresa