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terça-feira, abril 12, 2011

Reunião Produtiva é iniciada com Convocação Eficaz

Autor: Christian Barbosa

O problema típico que costumo encontrar nas reuniões corporativas é a falha na convocação. Quando a coisa começa errado é bem provável que termine errado, não é verdade?
Atualmente boa parte das reuniões em seu ambiente de trabalho, são convocadas a partir do e-mail ou de seu sistema automatizado de agendamento (como o Microsoft Outlook, Notes, Neotriad). Quando você recebe um convite para participar de uma reunião, ele em geral vem como os exemplos abaixo:

"Reunião Gerencial – 2º andar – 11:00 – 12:30" ; "Reuniões de vendas do 1º semestre" ; "Reunião com José Carlos – 15hs" ; "Apresentação de novo produto de TI – Fornecedor X – 14:00 – 15:00" ; "Reunião de Treinamento de Vendas – 08:00 – 12:00 – sala Topázio" ; etc
Quem nunca recebeu uma convocação como os exemplos acima que atire a primeira pedra! Já virou um padrão convocar "rapidinho"! Estamos tão apressados com a rotina diária que não paramos para pensar que convocar reuniões da forma correta é ganhar tempo na condução. Sem uma convocação decente as pessoas não conseguem se preparar adequadamente, não conseguem se planejar ou saber de que forma podem contribuir, não sabem se realmente a sua participação fará alguma diferença.

Veja os passos essenciais para convocar da maneira certa:

1 – Se você é planejado, você convoca com tempo!

Reuniões em cima da hora mostram uma enorme falta de planejamento pessoal. Raramente as reuniões são para ontem. As que são, devem ser exceção no ambiente de trabalho, não a rotina. Você precisa dar tempo para as pessoas se planejarem e se prepararem. Para reuniões longas e complexas, sempre convoque com antecedência mínima de 2 dias. Para reuniões mais simples, 1 dia é suficiente.

2 – Qual o objetivo da reunião?

Depois que você colocar o assunto da reunião no e-mail, gaste mais 3 minutos para responder a pergunta: "Qual o objetivo específico e que deve ser alcançado com esta reunião?" Escreva esse objetivo no corpo do e-mail. Isso fará com que as pessoas possam entender o que será discutido e se prepararem adequadamente.

3 – Crie os tópicos da reunião

Depois que o objetivo foi descoberto, liste quais tópicos serão discutidos para se alcançar a finalidade proposta. Coloque o tempo previsto para discussão de cada item, isso dará para você uma visão mais realista da duração da reunião e também será um roteiro para a condução da reunião.

4 – Reserve sala e material com antecedência

Pode parecer óbvio, mas muitas pessoas começam correr atrás de salas de reuniões ou de projetores quando a reunião está a poucos minutos do início. Isso faz com que a reunião atrase e pior, com que as pessoas percam a credibilidade no processo.

5 – Quem realmente deve participar desta reunião?

Quando o objetivo e os tópicos são definidos, fica muito mais óbvio e claro saber quem poderá ou não agregar valor à reunião. Quanto menos participantes, melhor! Mais foco e menos conversa! Ao enviar a convocação, pense apenas em quem realmente trará algum tipo de contribuição. Você pode até no final da convocação pedir que as pessoas que não poderão agregar para atingir o objetivo, que se manifestem APENAS para você via e-mail.

6 – Limite-se no envio de e-mails

Deixe claro para as pessoas que qualquer tipo de comunicação por e-mail que não for de interesse do grupo (tipo confirmações, dúvidas, piadas, etc) devem ser enviadas APENAS para você e não com cópia para todos. Isso racionaliza o uso do e-mail e salva seu tempo!

Comece bem a sua próxima reunião: Convoque da forma correta e veja a mudança de hábito que isso provocará no seu time. Aos poucos, as pessoas que convocarem corretamente, "contaminarão" o time com esse hábito produtivo.

Reunião produtiva é viver seu tempo com sabedoria

Fonte: http://www.vocecommaistempo.com.br/reunioes/Reuniao-Produtiva-e-iniciada-com-Convocacao-Eficaz_126

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