Hora da reunião

Autor: Fernando Lucena

Normalmente quando perguntamos aos participantes sobre os nossos seminários e pedimos a opinião deles sobre as reuniões que habitualmente participam, palavras como perda de tempo, chatas, irritantes, monótonas etc., são apontadas.

Para o mesmo grupo, perguntamos também sobre a importância desta ferramenta de gestão e a opinião em geral é: fundamental para o bom andamento.

Esse é o problema: reuniões são fundamentais, mas por serem muitas veze mal utilizadas, são odiadas.

Uma reunião só é boa quando é produtiva. Aliás, é exatamente isso que incomoda a quem realiza ou participa, a sensação de inutilidade.

Podemos olhar uma reunião por dois lados: de quem realiza e de quem participa. Nos nossos seminários, falamos sobre o lado de quem realiza, e nesse texto quero abordar o lado do participante, suas responsabilidades e contribuições.

Para começar, a palavra de ordem é disciplina. Disciplina no horário de início (não chegar atrasado). Disciplina durante o andamento da reunião (colaborar e não atrapalhar). Disciplina no pós-reunião (executar o combinado).

Preparação também é uma ótima premissa. Procure saber qual será o tema central da reunião e leve suas dúvidas, colocações, colaborações e, nos momentos devidos, manifeste-se.

Como a própria palavra diz: RE-UNIÃO é unir novamente. Portanto, posturas que só podem atrapalhar seu andamento, tais como intervenções descabidas (piadas, assuntos fora do contexto, reclamações infundadas, críticas sem soluções alternativas, ataques pessoais aos membros do grupo etc.), só contrariam o propósito básico de uma reunião.

Mesmo reuniões para tratar de assuntos desagradáveis, podem, ao final, deixar a sensação de que se evoluiu no assunto e/ou se chegou a uma solução (a melhor possível).

União é a palavra-chave. Mesmo quando reclamamos, podemos rodear nossas reclamações e/ou críticas com nossa clara intenção de agregar, colaborar e fazer com que seja possível a melhora.

Reuniões não foram criadas para discutir sobre o futuro das empresas e de suas equipes. Ficar falando de passado só consome seu tempo útil. É como ficar “enxugando gelo”. Perde-se muito tempo falando do problema e pouco se investe na solução.

Não se trata de um encontro de amigos, porém, o bom senso deve sempre reger a sua atitude. Nada melhor, então, do que se integrar no clima.

Participar com ideias e em debates é muito bem-vindo, porém, não há mal nenhum em ser um (bom) espectador. Se não tiver algo relevante para ser dito, o melhor é escutar e não ficar querendo “marcar presença” com colocações que não procedem.

Para se argumentar em uma reunião, é necessário ter fatos e dados em mãos. As pessoas não querem sua opinião e sim seu depoimento em como corrigir ou melhorar o que se está tratando.

Outro detalhe é que o mais importante é o assunto/objetivo e não determinados participantes. Portanto, fique ligado nos pecados pessoais que podem ser cometidos durante uma reunião: querer chamar a atenção para si, monopolizar a atenção para seus argumentos pessoais, fazer pouco caso da opinião alheia, não ter boa vontade em aceitar posições contrárias a sua etc.

Ser um bom conciliador em debates, muitas vezes, é melhor do que querer ter a razão sempre.

Não perca a paciência dando um show à parte, com irritação e comentários picantes. Este tipo de comportamento não “fala bem sobre você” e não agrega em nada ao grupo.

Muita atenção ao danadinho do celular. Ficar olhando o celular (consultando sabe-se lá o que) é uma demonstração de pouco interesse pelo o que se está tratando. No mínimo, você mostra que a sua prioridade não é a reunião ou aquele assunto em particular.

Uma reunião pode ser mais divertida. Este divertimento pode representar desde bolinho e café para os participantes, até um trecho de um filme que se relacione ao tema da reunião. É uma forma de torná-la “diferente”, mais agradável e produtiva. Quem sabe você pode dar esta colaboração?

Quem sabe através de você, com suas colaborações pessoais, as reuniões não se tornam melhores?

Pode ser? Então se reúna com seu gestor e dê algumas ideias.

Fonte: http://ogerente.com.br/rede/gestao-empresarial/reuniao-produtividade