Trabalhe Menos e Ganhe produtividade

Autor: Christian Barbosa

Você é do time dos que trabalham muito? Sua rotina mais parece uma tempestade de urgências e coisas para serem feitas? Já teve a impressão que seu ambiente de trabalho parece um quartel de bombeiros cheio de coisas imprevistas? Parabéns! Você não está sozinho! Você é mais um ser humano que trabalha demais e tem tempo de menos. (Caso não seja seu caso, compartilhe suas dicas conosco no blog).

Semana passada recebi um e-mail de uma mulher que pediu uma ajuda para melhorar a sua organização diária de atividades, quando fui ver a lista diária, tinham 18 tarefas anotadas para segunda-feira, aproximadamente 11 horas de trabalho para um único dia! Ela me disse que trabalhava em média 11 horas/dia e que mesmo assim não conseguia dar conta de tudo (repare que o maior problema não é a quantidade de tarefas, mas o total de horas de trabalho que elas geram).

O caso dela é muito comum, vejo cada vez mais pessoas lotando suas agendas com prioridades e ficando sem tempo para nada. Aliás, para muitas pessoas isso parece até muito bom, você já deve ter ouvido frases do tipo: “trabalhe duro e conquistará tudo que quiser”, “trabalhando mais terei mais chances na empresa”, “quanto mais eu trabalho mais dinheiro eu ganho”, “esse é o momento da minha carreira”, etc


ATÉ QUANDO VOCÊ VAI AGÜENTAR? Vai precisar de um INFARTO para descobrir? Garanto para você uma coisa: VOCÊ NÃO PRECISA TRABALHAR MAIS, PRECISA TRABALHAR MENOS, MAS DE FORMA MAIS “SÁBIA”. Usar seu tempo com sabedoria é mais importante do que trabalhar demais, na verdade ele te poupa tempo. Vamos começar com sua lista de tarefas, será que toda ela é realmente necessária? Nossa pesquisa comprovou que apenas 1/3 do tempo dos Brasileiros é focado em coisas realmente importantes. O restante acaba sendo gasto com coisas que deveriam ter sido negadas com um simples “não”, coisas totalmente circunstanciais que não trarão resultado e boa parte é simplesmente desperdiçada com reuniões urgentes ou interrupções de última hora.

Podemos afirmar que a Lei de Pareto, é mais que real em nossa lista de prioridades: 20% das nossas atividades geram 80% do resultado importante de fato. O resto é simplesmente o resto! Não vai fazer grande falta se não for feito, então para que elas estão lá??? (esse é o momento de encaminhar este artigo aos seus líderes e colegas de trabalho).

Olhe para suas prioridades, respire fundo, seja coerente com você e corte as coisas totalmente sem importância, aquelas que não vão fazer falta alguma. Agora olhe de novo e foque naquelas que teve medo de cortar porque foi seu chefe que delegou, elas realmente vão gerar resultado? Seu chefe sabe disso? Que tal uma conversa para tentar evitar essas tarefas (comprovando a falta de resultado e a alternativa)?

Outro fator para trabalhar menos e melhor é limitar seu tempo de trabalho. Quando você acha que tem todo tempo do mundo e sempre poderá fazer hora extra, acaba desperdiçando tempo à toa e não foca. Se sua empresa tivesse uma política de a partir de tal horário apagar as luzes do escritório, com certeza seu dia renderia muito mais (e várias empresas que adotaram essa política melhoraram seus resultados de produtividade). Você já reparou como um homem fanático por futebol é mais produtivo na quarta-feira para não atrasar e ver o jogo??? Experimente limitar seu horário, agende algum compromisso realmente relevante e veja seu dia render!! Se você for um viciado em trabalho pense naquele ditado popular mas, pela óptica da administração do tempo: quem trabalha demais no urgente e no circunstancial, não tem tempo para fazer o importante como viver e ganhar dinheiro! Pense nisso e se quiser trabalhar muito, trabalhe, mas que seja com 80% de atividades gerando 100% de resultado!

Esse é um assunto longo, dei as idéias principais, vamos voltar a falar dele em breve! Por hora: TRABALHE DE FORMA MAIS INTELIGENTE e SALVE SUA VIDA!

li uma pesquisa nesta semana do governo de Barcelona que comprovou que jornadas de trabalho com mais de 40 horas semanais causam dados físicos e emocionais à saúde, principalmente para mulheres. De acordo com os cientistas os maiores problemas para os homens são distúrbios no sono e para mulheres ansiedade e hipertensão.

Trabalhar mais não é a solução para ser mais produtivo, são coisas distintas. Você pode estar trabalhando mais porque tem um volume maior de coisas para serem feitas ou porque está priorizando mal seu trabalho ou porque simplesmente perde muito tempo com interrupções e reuniões desnecessárias. Vamos ver algumas saídas para trabalhar menos:

Adicione Equipe sem aumentar seu custo

Tenho cada vez mais recomendado a contratação de secretárias, assistentes ou até mesmo estagiários para equipes de trabalho. Todo mundo reclama que tem coisas demais para serem feitas, que o volume de trabalho é gigante, mas boa parte desse trabalho são tarefas rotineiras, simples, sem grande relevância e que poderiam ser executadas por um assistente.


Imagine que você precisa fazer um relatório sobre investimento de mídia na Internet para seu chefe. Este trabalho irá exigir uma série de pesquisas, ligações e troca de e-mails com os portais. Neste caso, boa parte do trabalho é braçal e outra parte intelectual. Se você tem um assistente na equipe que possa executar o trabalho braçal, economizará tempo e dinheiro para focar em outras coisas realmente importantes. A conta é muito simples, se você tem um custo de R$ 30/hr e supondo que gastará 10 horas para fazer essa tarefa, um assistente pode sair por menos da metade do custo hora e liberar 10 horas para você de tempo e dinheiro!

Esse tipo de recurso pode ser compartilhado entre áreas, ou até ter uma cota de horas para cada membro da equipe.

Corte o Circunstancial e as falsas urgências

Analise criticamente sua lista de prioridades e veja que atividades não irão trazer nenhum resultado, essas são o que chamo de atividades circunstanciais. Que mal fará cortá-las? Converse com seu chefe ou sua equipe sobre esse tipo de atividade e tente excluí-las das prioridades, pois com o tempo elas vão se tornar menos freqüentes.

Outro problema são as falsas urgências, aquelas que surgem na sua mesa gritando: “você pode ver isso aqui rapidinho?” ou no seu e-mail como: “Urgente – Abra logo!” e em boa parte são falsas urgências ou coisas totalmente desnecessárias. É preciso uma política pessoal de corte dessas interrupções. Uma primeira providência é cuidar do seu e-mail. Se você criar 3-4 horários/dia para cuidar de suas mensagens e pedir para que e-mails urgentes sejam trocados por ligações, já ajudará bastante. Ser mais assertivo e aprender a dizer não também ajudarão muito.

Foco, foco e mais foco!

Se você parar para analisar seu dia vai reparar que boa parte dele é perdido com pequenas distrações. Por exemplo: quando você está preparando uma planilha complexa parece que coçam os dedos para abrir seu e-mail, ver um site, olhar o MSN, tomar um café, etc. Essas coisinhas fazem com que sua tarefa de 30 minutos termine em 1 hora e por isso não dá tempo de fazer nada. Quando tiver algo para fazer, não deixe a duração ser muito grande e desligue qualquer tipo de interrupção quando for executar a tarefa.

Posso garantir que é possível ganhar até 2hs/dia se você seguir as recomendações dos artigos. É uma questão de escolha: Em que lugar quero focar meu tempo e se quero uma vida na Importância ou no Estresse! Trabalhar e viver com sabedoria é a nova moeda para fazer seu equilíbrio e talento renderem mais!

Viva seu tempo com sabedoria,
Christian Barbosa

Fonte: http://www.christianbarbosa.com.br/beta/bn_conteudo_artigos.asp?cod=263&opr=113
http://www.christianbarbosa.com.br/beta/bn_conteudo_artigos.asp?cod=265&opr=113